Организация заводит карточку воинского учёта на каждого призывника и военнообязанного работника — через неё компания ведёт свой участок учёта и поддерживает связь с военкоматом. Ошибка в графе или просроченное уведомление превращаются в отдельные нарушения главы 21 КоАП, а по составам о непредставлении списков штраф для организации доходит до 400 000 рублей. Ниже вы найдёте разбор как вести воинский учёт в организации, заполнение формы 10 по реквизитам на учебном примере, образец заполнения 2026 года и таблицу рисков в формате «нарушение — срок — статья — кто отвечает». Все нормы приведены по действующим редакциям и актуальны на дату публикации.
Что такое карточка воинского учёта и для чего она нужна
Официально форма 10 называется карточкой гражданина, подлежащего воинскому учёту. Раньше воинские сведения работника держали внутри личной карточки Т-2, а теперь под них выделен самостоятельный документ со своим бланком. Форму и порядок ведения задаёт приказ Министра обороны РФ от 22 ноября 2021 года № 700. Сама форма № 10 приведена в приложении № 22 к Инструкции, утверждённой этим приказом, а правила её формирования, ведения, хранения и заполнения собраны в разделе IV Инструкции. На 2026 год документ действует в редакции приказа Минобороны № 438, который вступил в силу 20 декабря 2025 года.
Ключевое изменение последней редакции: карточку № 10 ведут в двух видах — электронном и бумажном. Данные берут из документов воинского учёта работника — военного билета, удостоверения призывника — из подтверждающих документов, а когда доступна, и из выписки из Реестра воинского учёта. Право работать с электронной базой, править записи и печатать карточки закрепляют за сотрудником, которого назначили ответственным за воинский учёт.
Оформлять карточки обязаны все работодатели, у которых есть военнообязанные и призывники, независимо от организационно-правовой формы. Для маленьких компаний исключений не сделали: как только в штате оказывается хотя бы один военнообязанный, карточку на него ведут на общих основаниях. Рамку для всей работы задаёт Положение о воинском учёте (постановление Правительства РФ от 27 ноября 2006 года № 719), а детали по участку раскрывают методические рекомендации Генштаба.
Под учёт попадают две категории сотрудников. Первая — призывники: мужчины призывного возраста, чью верхнюю границу с 2024 года подняли до тридцати лет. Вторую группу составляют пребывающие в запасе — отслужившие и получившие военный билет, а также женщины с полученной военно-учётной специальностью (обычно это медицина и связь). К какой группе отнести сотрудника, определяют по его военному документу, а не со слов в анкете.
Штрафы за нарушение воинского учёта на участке зависят от конкретного состава главы 21 КоАП РФ и от того, кто нарушил обязанность. Единого «штрафа за ошибку в карточке» кодекс не содержит: за непредставление сведений о принятом либо уволенном работнике спрашивают с должностного лица, а крупные санкции для организации привязаны к другим составам — скажем, к непредставлению списков для первоначальной постановки на учёт. Разбор по статьям — в таблице рисков ниже.
Форма 10: кто заполняет и когда
Ведёт карточку тот работник, кого руководитель своим приказом назначил ответственным за воинский учёт. Чаще всего этим занимается кадровик вдобавок к своим задачам, но поручение фиксируют письменно и под подпись, иначе на проверке не докажешь, кто был ответственным.
Работают с формой 10 в нескольких повторяющихся ситуациях:
- Приняли военнообязанного или призывника — при оформлении смотрят документы воинского учёта, устанавливают категорию работника и заводят карточку. Это внутренняя операция работодателя.
- Отдельно уведомляют военкомат — данные о приёме либо увольнении в течение 5 календарных дней подают в военный комиссариат или орган местного самоуправления (Положение о воинском учёте, постановление № 719). Пятидневный срок относится именно к передаче сведений, а не к заполнению самой карточки.
- Изменились данные — должность, адрес, образование, фамилия или семейное положение. Изменение фиксируют в карточке, а подтверждённые сведения в тот же пятидневный срок направляют в военкомат.
- Пришло время сверки — данные карточек сверяют с учётными сведениями комиссариата и снимают расхождения.
О двух вещах легко забыть. Первая — подмена. Пока ответственный в отпуске или на больничном, участок не замирает, поэтому в приказе заранее прописывают, кто ведёт карточки вместо него. Иначе просроченное за это время уведомление предъявят компании. Вторая — персональные данные. Форма 10 содержит много личных сведений, так что доступ к картотеке сужают до тех, кому он нужен по работе, а любую передачу данных наружу соотносят с Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ.
Заполненные карточки держат в обособленной картотеке. По пункту 34 приказа № 700 её разбивают на четыре основных раздела, а внутри каждого карточки размещают по алфавиту:
- Офицеры запаса.
- Солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики и мичманы запаса.
- Военнообязанные женщины.
- Призывники.
Если на воинском учёте состоит больше 500 человек, добавляют пятый раздел — для военнообязанных с мобилизационными предписаниями и соответствующими отметками в военных билетах. Кроме самой картотеки на участке заводят книгу учёта передачи бланков и военных документов — по этой книге на сверке легко проследить, что и когда выдавали сотрудникам и когда получали назад.
Карточку сотрудника после увольнения выводят из действующей картотеки. Согласно пункту 35 Инструкции к приказу № 700 такую карточку держат обособленно вплоть до ближайшей сверки с военкоматом либо органом местного самоуправления, а затем уничтожают, оформив акт. Этот порядок не путают со сроками хранения прочих журналов и документов по воинскому учёту: общий архивный перечень к карточкам снятых с учёта тут неприменим.
Как правильно заполнить карточку: пошаговая инструкция
Весь бланк формы 10 помещается на одном листе: лицевая сторона отведена под раздел I, оборот — под разделы II–IV. Разберём их по реквизитам на учебном примере. Данные вымышлены: инженер Соколов Андрей Викторович 1991 года рождения, старший лейтенант запаса.
Сначала о технике. Основные реквизиты в бумажном бланке вписывают шариковой ручкой — чернилами синего, чёрного или фиолетового цвета, либо готовят запись электронно и выводят на печать. А семейное положение, номер телефона и адрес места жительства (пребывания) заполняют карандашом: такие графы меняются чаще всего, и карандаш даёт обновлять их, не портя бланк. Если не хочется разбираться самостоятельно рекомендуем передать воинский учёт на аутсорсинг.
Раздел I. Общие сведения
Лицевая сторона — это анкетный блок. Полей тут больше, чем можно ожидать: кроме ФИО, даты и места рождения сюда вносят образование, профессию и должность, состав семьи, владение иностранными языками, данные паспорта и водительского удостоверения. Удобно разбирать раздел по колонкам «реквизит — источник — как заполнить».
| Реквизит | Источник | Как заполнить |
|---|---|---|
| ФИО, дата и место рождения | Паспорт | Полностью, без сокращений |
| Образование | Диплом | Уровень и специальность по документу |
| Профессия и должность | Штатное расписание, приказ | Должность в вашей организации |
| Состав семьи, семейное положение | Со слов и документов работника | Карандашом — сведения меняются |
| Знание иностранных языков | Со слов работника | Язык и степень владения |
| Паспорт | Паспорт | Серия, номер, кем и когда выдан |
| Водительское удостоверение | Права (при наличии) | Категория и реквизиты |
| Адрес и телефон | Со слов работника | Карандашом — данные меняются |
Именно на этом блоке чаще всего допускают промах: данные пишут со слов работника, а не переносят из документа, который лежит перед глазами. Телефон и адрес держат актуальными, именно по ним военкомат вызывает работника, а неактуальный контакт вредит и работнику, и работодателю.
Раздел II. Сведения о воинском учёте
Это сердцевина документа: раздел заполняют, опираясь строго на военный билет запасника либо на удостоверение призывника. Правила заполнения различаются по категориям, поэтому раздел удобно разбирать по трём сценариям.
- Офицер запаса. Пункт 1 (категория запаса) не заполняется — у офицеров категорию запаса не указывают. Вносят воинское звание, код военно-учётной специальности (ВУС), категорию годности и наименование военкомата. По нашему примеру у Соколова заполнят звание «старший лейтенант запаса», ВУС и годность, а графу категории запаса оставят пустой.
- Солдаты, сержанты, прапорщики и мичманы запаса. Заполняют все основные пункты: воинское звание, категорию запаса, ВУС, военкомат и категорию годности.
- Призывник. Сведения переносят из удостоверения гражданина, подлежащего призыву — категорию годности и решение комиссии. Воинское звание и категорию запаса пока не указывают: они появятся лишь после зачисления в запас.
Значения переносят из военного документа дословно, без домыслов. Правило «нет в документе — оставить пустым» работает не всегда: приказ № 700 предусматривает специальные исключения. Так, если запись о категории годности у отдельных категорий военнообязанных отсутствует, в карточке ставят «А». Часть данных уточняют у самого работника и по подтверждающим документам, поэтому, прежде чем оставить графу пустой, сверяются с правилом для конкретной категории. В пункте 6 приводят военный комиссариат или иной орган, где работник по факту стоит на воинском учёте, опираясь на военный документ либо на актуальные сведения Реестра воинского учёта. Гражданина могут учитывать как по месту жительства, так и по месту пребывания, поэтому один только переезд ещё не повод переписывать орган: сначала уточняют, где человек стоит на учёте, передают необходимые сведения и только потом обновляют запись.
Раздел III. Дополнительные сведения
Формат свободный. Сюда попадает то, что не вместилось в стандартные графы: отметка о пройденных военных сборах, переезд в пределах учёта, запись о наложенном административном взыскании за нарушение обязанностей по воинскому учёту и другие пометки к сверке. Если Соколов летом прошёл двухнедельные сборы, отметку с датой и основанием ставят именно здесь.
Раздел IV. Сведения о приёме и увольнении (переводе)
Тут отмечают дату и номер приказа о приёме, а следом — о переводе или увольнении. Когда работник увольняется, запись закрывают, карточку убирают из действующей картотеки, а сведения об увольнении передают в военкомат в те же пять календарных дней.
Об исправлениях. Здесь важно различать два разных действия. Первое — плановое обновление изменившихся сведений: семейное положение, адрес и телефон ведут карандашом и обновляют по мере изменений. Второе — исправление ошибочной записи в остальных реквизитах. В этом случае корректор не применяют и неоговорённые правки не вносят: ошибку фиксируют во внутреннем журнале, уточняют порядок в военкомате либо переоформляют и заново распечатывают карточку по принятому в организации регламенту. Если для конкретного реквизита есть официально установленный способ исправления, действуют строго по нему.
Образец заполнения карточки 2026 года: скачать
Читать про поля и видеть, что в них вписано — разные вещи. В таблице ниже показан учебный образец формы 10: какая графа за что отвечает и чем её заполняют. Значения вымышлены и приведены только для наглядности. В реальной карточке каждый реквизит переносят из паспорта, военного билета или кадровых документов, а часть уточняют у работника. Также стоит заранее ознакомиться с тем как работает воинский учёт иностранных работников.
| Раздел и графа | Откуда берём | Учебный пример по Соколову А. В. |
|---|---|---|
| Раздел I — ФИО | Паспорт, полностью | Соколов Андрей Викторович |
| Раздел I — дата и место рождения | Паспорт, без сокращений | 07.06.1991, г. Калуга |
| Раздел I — образование и должность | Диплом и штатное расписание | Высшее, инженер-механик, ведущий инженер |
| Раздел I — семейное положение | Со слов и документов, карандашом | Женат |
| Раздел II — категория запаса | У офицера запаса не заполняется | — |
| Раздел II — воинское звание | Военный билет офицера запаса | Старший лейтенант запаса |
| Раздел II — ВУС | Код из военного билета | 530200 |
| Раздел II — категория годности | Буква из военного билета | А |
| Раздел II — орган воинского учёта | Военный билет / сведения реестра | Военный комиссариат г. Калуги |
| Раздел III — доп. сведения | Свободная запись | Военные сборы, июнь 2024 |
| Раздел IV — приём | Дата и номер приказа | Приказ № 27 от 10.02.2026 |
Чтобы не собирать образец по кусочкам, заберите комплект по форме № 10: заполненный учебный образец с пояснениями к графам, чистый бланк для работы и памятку по реквизитам. Оставьте рабочий e-mail в форме ниже — пришлём файлы на почту. Данные в образце учебные, персональными данными реальных сотрудников он не заполнен.
Типичные ошибки при заполнении карточек
Претензии военкомата типовые и переходят из компании в компанию. Ниже — то, что чаще всего портит форму 10, и последствия каждого промаха.
| Что сделали не так | К чему это приводит |
|---|---|
| Заполнили карточку со слов работника вместо военного билета | На сверке записи разойдутся с данными военкомата |
| Пропустили пятидневную передачу сведений о приёме или увольнении | Отдельное нарушение по ст. 21.4 КоАП, спрос с должностного лица |
| Оставили графу пустой, не заглянув в спецправило приказа № 700 | Замечание на сверке, например, там, где положена «А» |
| Внесли основные реквизиты карандашом вместо чернил | Замечание к оформлению |
| Затёрли запись корректором | Замечание на сверке, карточку придётся переоформить |
| Собрали картотеку не по разделам пункта 34 | Претензия к порядку хранения |
| Не завели карточку на вновь принятого военнообязанного | Нарушение порядка ведения учёта |
Всё сводится к одной мысли: заполнять по документу, обновлять своевременно, хранить по порядку. Пока держатся эти три опоры, большинства замечаний удаётся избежать. Особенно чувствительны сроки: прозевали пятидневное уведомление о приёме или увольнении, и мелкая заминка превращается в отдельное нарушение по статье 21.4 КоАП, за которое отвечает должностное лицо. Выручает привычка раз в квартал прогонять картотеку по короткому списку вопросов: на всех ли военнообязанных есть карточки, бьются ли записи с военными документами, внесены ли правки по тем, у кого сменились фамилия, адрес или должность.
Штрафы за нарушения: нарушение — срок — статья — кто отвечает
Обобщать санкции главы 21 в одну сумму нельзя: составы разные, субъекты ответственности тоже. Ниже — карта основных нарушений с привязкой к обязанности, сроку, норме и тому, кто отвечает. Суммы приведены по действующей редакции КоАП и актуальны на дату публикации.
| Нарушение | Срок / обязанность | Статья КоАП | Кто отвечает |
|---|---|---|---|
| Не передали сведения о приёме или увольнении работника | 5 календарных дней | ст. 21.4 | Должностное лицо, 40 000–50 000 ₽ |
| Не представили список для первоначальной постановки на учёт | В установленный военкоматом срок | ст. 21.1 | Организация 350 000–400 000 ₽, ДЛ 40 000–50 000 ₽ |
| Не оповестили о вызове по повестке, не обеспечили явку | По требованию военкомата | ст. 21.2 | Организация 350 000–400 000 ₽, ДЛ 40 000–50 000 ₽ |
| Организация не передала сведения об изменении данных работника (должность, подразделение, образование, семейное положение, состояние здоровья, место жительства или пребывания) | 5 дней со дня изменения | ст. 21.4 | Должностное лицо, 40 000–50 000 ₽ |
| Гражданин не сообщил об изменении семейного положения, образования, места работы (учёбы) или должности | Срок и способ по ст. 10 Закона № 53-ФЗ | ч. 2 ст. 21.5 | Гражданин, 1 000–5 000 ₽ |
Для юридических лиц, включённых в единый реестр субъектов МСП и отнесённых к малым предприятиям, включая микропредприятия, особенности назначения штрафа установлены статьёй 4.1.2 КоАП РФ: размер определяют по правилам этой статьи с учётом санкции для ИП. Это не означает автоматического двукратного снижения штрафа для всех субъектов МСП и по всем составам. При первом нарушении возможна замена штрафа на предупреждение при соблюдении условий статьи 4.1.1. Ответственность определяется по каждому составу отдельно — механически перемножать штраф на число работников нельзя. Нормативная база — приказ № 700, постановление № 719 и составы главы 21 КоАП — проверена перед публикацией 1 сентября 2026 года.
Кто отвечает за карточки при аутсорсинге ВУ
Отдав участок на сторону, компания снимает с себя рутину: карточки заводит и обновляет подрядчик, он же сверяет их с военными документами и поддерживает картотеку в порядке. Нагрузка на кадровика падает, а риск ошибки снижается, когда военнообязанных много или штат быстро меняется.
Границы услуги стоит зафиксировать в договоре. Подрядчик выполняет операции в пределах договора, полномочий и выбранного канала взаимодействия: проверяет документы, формирует карточки, готовит сведения для военкомата, контролирует календарь и — при наличии полномочий и технической возможности — направляет сообщения. Безусловной «отправки всех уведомлений» ждать не стоит: без прямо оговорённых полномочий и доступа к нужному каналу подрядчик этого не делает.
Главное — аутсорсинг не снимает публично-правовые обязанности работодателя. Передача операций подрядчику не меняет субъект ответственности, установленный конкретной статьёй КоАП: в зависимости от нарушения отвечать может должностное лицо, юридическое лицо или гражданин. Подрядчик дополнительно отвечает перед заказчиком по договору, а в самом договоре важно закрепить перечень операций, сроки, полномочия, порядок передачи данных и ответственность за нарушения, допущенные исполнителем. Даже с переданным участком работодатель издаёт приказ о назначении ответственного, открывает подрядчику доступ к документам работников и следит за сроками. Передача военных документов и карточек исполнителю — это движение персональных данных, так что её оформляют с оглядкой на 152-ФЗ: с законным основанием для обработки и обязательством подрядчика их беречь. Если хотите снять операционную нагрузку по воинскому учёту и работать с профильными специалистами, посмотрите, как устроен аутсорсинг воинского учёта.
Остались вопросы по воинскому учёту? Оставьте заявку — разберём вашу ситуацию.
FAQ
Нужно ли заводить карточку воинского учёта на сотрудницу?
Её оформляют лишь в том случае, если у женщины есть военно-учётная специальность. На учёте состоят те, кто получил ВУС по установленному перечню профессий, обычно это сфера медицины и связи. Нет специальности и отметки в военкомате — нет и обязанности оформлять форму 10. Проверяют это по её военно-учётным документам.
Что делать, если работник потерял военный билет?
Раздел II наугад не заполняют: без документа достоверных данных попросту нет. Работнику нужно обратиться за дубликатом в орган воинского учёта, где он состоит на учёте. Это не обязательно военкомат по месту жительства: место постановки на учёт может определяться и местом пребывания. Пока документ восстанавливают, в карточку вносят только подтверждённые сведения, а остальные графы заполняют после получения дубликата.
Как исправить ошибку в карточке?
Форма 10 лежит у работодателя, а её данные сверяют со сведениями военкомата — на «приёмку» карточку никуда не сдают. Ошибку не замазывают корректором и не исправляют неоговорённой правкой: её фиксируют во внутреннем журнале, уточняют порядок в военкомате либо переоформляют и заново распечатывают карточку по принятому в организации регламенту. Если правка затронула учётные данные из раздела II, о ней сообщают в комиссариат, чтобы картотека компании и его данные не разошлись.
Карточка воинского учёта и личная карточка Т-2 — это одно и то же?
Нет, документы разные. Т-2 — унифицированная кадровая форма, коммерческим компаниям она необязательна с 2013 года. Форма 10 ведётся отдельно и именно ради учёта военнообязанных. Раньше эти сведения держали в разделе карточки Т-2, но теперь их вынесли в самостоятельный документ.
Что грозит организации, если карточки не заведены на нескольких сотрудников?
Отдельного штрафа «за отсутствие карточек» в КоАП не предусмотрено. Сперва устанавливают нарушенную обязанность и статью главы 21, потом — субъект ответственности и вилку санкции. За непредставление сведений о принятых или уволенных работниках по статье 21.4 отвечает должностное лицо. Крупные суммы (до 400 000 рублей для организации) предусмотрены за другие составы — например, за непредставление списков для первоначальной постановки на учёт по статье 21.1. Для юридических лиц из реестра МСП, отнесённых к малым предприятиям, включая микропредприятия, штраф назначают с учётом особенностей статьи 4.1.2 и санкции для ИП; автоматического снижения вдвое для всех субъектов МСП нет.
