Что проверяет кадровый аудит: полный перечень для работодателя

Перед аудитом у работодателя обычно один вопрос — что вообще будут смотреть и насколько глубоко. Понимание того, что проверяют при кадровом аудите, снимает неопределённость и помогает заранее оценить объём предстоящей работы: он зависит от численности сотрудников и от того, сколько лет накопилось документам. Ниже — полный перечень: разбираем аудит кадровой документации: этапы и отчёт, что проверяют при кадровом аудите, зона за зоной, — от трудовых договоров и локальных актов до охраны труда и воинского учёта, с пояснением, почему проверяют каждый участок. Это карта, по которой видно, что именно придётся показать и к чему готовиться. А насколько ваши кадровые документы и процедуры соответствуют норме — по одному списку не определить: аудит смотрит не наличие бумаги, а связку «документ — процедура — подпись».

Оговорка сразу: перечень полный по составу — мы называем всё, что может проверяться. Но наличие документа в списке не означает, что он обязателен именно для вашей компании, а его отсутствие не всегда нарушение: часть обязанностей закон разрешает исполнить другим способом. Поэтому аудит начинается с того, что аудитор определяет, какие требования применимы к конкретному работодателю, и уже потом идёт по документам.

Что входит в кадровый аудит: зоны проверки

Заказать кадровый аудит можно в «Некст». Охватывает не отдельные бумаги, а целые участки кадрового делопроизводства. Удобно смотреть на них как на карту из шести зон — дальше каждая раскрывается через конкретные документы.

• Трудовые отношения. Первое, что смотрит любой проверяющий: трудовые договоры, дополнительные соглашения, приказы по личному составу. Здесь проверяют, что каждый работник оформлен, а все изменения его условий задокументированы.
• Локальные нормативные акты (ЛНА). Внутренние правила компании — от правил трудового распорядка до положений об оплате труда и о персональных данных. Проверяют их наличие, содержание и ознакомление сотрудников.
• Кадровый учёт и журналы. Трудовые книжки, личные карточки, книги и журналы учёта, штатное расписание, график отпусков, табели учёта рабочего времени. Это учётный контур кадров — здесь фиксируется каждое движение персонала и каждый документ.
• Охрана труда. Инструктажи, обучение, медосмотры, СОУТ, обеспечение СИЗ, оценка профрисков, назначение ответственных. Зону легко недооценить: большая часть требований — это не документ, а регулярная процедура, которую нельзя провести задним числом.
• Воинский учёт. Учёт военнообязанных сотрудников, карточки, сверки с военкоматами. Даже компании без «военного» профиля обязаны вести воинский учёт, если среди сотрудников есть военнообязанные.
• Персональные данные. Комплект документов по обработке и защите данных работников, порядок хранения и уничтожения, согласия — там, где они требуются законом.

Можно провести внутренний аудит по чек-листу. В зависимости от размера и специфики компании глубина по каждой зоне разная, но пропускать нельзя ни одну — правда, проверяют их разные ведомства. Трудовые отношения, ЛНА и охрану труда смотрит трудовая инспекция; воинский учёт — военный комиссариат; работу с персональными данными — Роскомнадзор, а инспекция труда проверяет только ту часть, что описана в главе 14 ТК РФ. Аудит собирает все три контура в одну проверку, потому что документы в них общие, а спрашивают по каждому отдельно.

Аудит идёт по тем же документам, что запросит проверяющий, — поэтому по итогам видно, какие вопросы к вам возникнут. Но глубина у аудита своя: он смотрит те участки, где у конкретной компании больше риска, а не проходит формальный регламент от начала до конца. Гарантировать, что инспектор увидит ровно то же самое, аудит не может. Разница ещё и в настрое: аудитор идёт по зонам, чтобы помочь навести порядок, а не чтобы наказать. Дальше разберём документы внутри каждой зоны и объясним, почему они важны.

Документы, которые проверяются в первую очередь

Это ядро проверки: аудит кадровых документов в организации начинается именно с этого списка. Ниже — конкретный перечень документов по зонам с пояснением, почему аудит смотрит именно на них. Перечень объёмный, но он не означает такого же объёма работы: значительная часть документов в компании обычно уже есть, и задача аудита — показать, чего не хватает и что оформлено с ошибками. Для удобства в «Некст» документы сгруппированы по смысловым блокам.

Трудовые договоры и соглашения

Трудовые отношения — первое, что смотрит аудитор: здесь ошибки обходятся дороже, потому что договор фиксирует условия работы, и любой пробел в нём — это будущий спор с работником или замечание инспекции.

• Трудовые договоры — на каждого сотрудника. Проверяем, что в договоре есть все условия, обязательные по ст. 57 ТК РФ, включая те, что нужны не всегда: режим работы — если он отличается от общего по компании, характер работы — для разъездных и подвижных должностей. Почему проверяем: отсутствие договора или неполные условия — прямое нарушение.
• Дополнительные соглашения — на изменения условий: оклад, должность, перевод, режим. Почему проверяем: изменение нужно оформить тем способом, который предусмотрен законом для конкретной ситуации, — не всегда это отдельное двустороннее соглашение, но несогласованное изменение создаёт спор о том, что именно было согласовано.
• Договоры о полной материальной ответственности — с работниками, чьи должности входят в утверждённый перечень (Постановление Минтруда № 85). Почему проверяем: без такого договора ущерб взыскивается только в пределах среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). А договор, заключённый с работником вне перечня, суд может признать недействительным — компания думает, что защищена, а защиты нет.

Локальные нормативные акты

Локальные акты — это внутренние правила, по которым живёт компания. ЛНА легко отложить: пока нет спора, кажется, что регламенты ничего не решают. Решают они именно в споре — о дисциплине, увольнении или премии.

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) обычно входят в базовый комплект. Микропредприятия и отвечающие установленным требованиям некоммерческие организации вправе отказаться от части ЛНА, если перенесли необходимые условия в трудовые договоры по типовой форме и соблюли статью 309.2 ТК РФ. Почему проверяем: типичная ошибка — отказаться от ПВТР, но не перенести условия в договор. При этом сам по себе ПВТР законность взыскания не гарантирует: важно ещё, доказан ли проступок, соблюдены ли сроки и процедура, запрошено ли объяснение.
• Положение об оплате труда и премировании — если система оплаты не закреплена в трудовых или коллективном договоре. Почему проверяем: где-то система выплат должна быть описана (ст. 135 ТК РФ). Аудит смотрит не наличие конкретного файла, а есть ли документ, на который вы сошлётесь, когда работник оспорит лишение премии.
• ЛНА по ситуации — нужны не всем, но если ситуация есть, документ обязателен. Положение о командировках — если сотрудники ездят. Положение о коммерческой тайне — если введён режим КТ: без него режим юридически не действует, и уволить за разглашение не получится (ФЗ № 98-ФЗ). Отдельная должностная инструкция нужна не во всех организациях: аудит проверяет, где закреплены трудовая функция и обязанности — в договоре, должностной инструкции или другом документе работодателя. Почему проверяем: важно не наличие папки, а то, определены ли обязанности работника и оформлен ли документ под каждую практику, которая реально применяется.

Работник должен быть ознакомлен с относящимися к нему ЛНА: знакомят не каждого со всем, а тех, кого документ касается напрямую (ч. 3 ст. 68 ТК РФ), и подтверждают это подписью или, при законном КЭДО, другим предусмотренным способом. Аудит проверяет не только наличие документа, но и листы ознакомления. Если нужно заказать аудит кадрового делопроизводства, этот блок часто оказывается источником заметной части замечаний.

Приказы, книжки и учётные документы

Эта группа документов фиксирует движение персонала: кто принят, переведён, ушёл в отпуск или уволен. В неё входят документы разного статуса: одни обязательны для всех, другие — только если компания выбрала соответствующую форму учёта. Здесь важна не только полнота, но и согласованность — приказ должен соответствовать договору, запись в книжке — приказу, а штатное расписание — фактической расстановке людей.

• Приказы по личному составу — о приёме, переводе, отпуске, увольнении, поощрениях и взысканиях. Почему проверяем: каждое кадровое событие подтверждается документом, предусмотренным законом или внутренним документооборотом компании, — чаще всего приказом. Аудит проверяет, что этот документ есть, оформлен верно и что связанные с ним записи — в трудовой книжке, личной карточке, системе учёта — ему не противоречат.
• Трудовые книжки — бумажные, если работник их сохранил, плюс сведения о трудовой деятельности в электронном формате (СТД-Р/СТД-ПФР), и книга учёта их движения. Почему проверяем: сверяем, что записи актуальны, сведения переданы в срок, а бумажные книжки, которые компания продолжает вести, хранятся по правилам.
• Личные карточки (Т-2) или личные дела — если компания их ведёт. Почему проверяем: формально карточка Т-2 обязательной больше не является — обязанность её вести отпала в сентябре 2021 года. Но там, где карточки ведут, они остаются самым удобным местом для расхождений: в договоре одна должность, в приказе другая, в карточке третья. Если карточек нет, аудит сверяет договоры, приказы и штатное расписание напрямую.
• Штатное расписание — перечень должностей и окладов. Почему проверяем: прямой нормы, обязывающей его вести, в ТК нет, но без него нельзя корректно провести сокращение и нечем подтвердить, что должность в договоре совпадает со структурой компании. Аудит сверяет штатное расписание с договорами и приказами — но наличие вакантных ставок само по себе не нарушение.
• График отпусков — обязателен, утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ). Почему проверяем: типовая находка — график есть, но утверждён с опозданием, либо отпуска в нём не совпадают с приказами.
• Табели учёта рабочего времени — обязанность вести учёт установлена ч. 4 ст. 91 ТК РФ; форму можно применять свою, унифицированные Т-12 и Т-13 с 2013 года необязательны. Почему проверяем: табель — доказательство при споре о переработках и оплате.
• Журналы учёта — разворачиваем поимённо: книга (журнал) учёта движения трудовых книжек и вкладышей; журналы регистрации приказов по личному составу; журналы вводного и повторных инструктажей по охране труда; журнал регистрации инструктажей по пожарной безопасности; журнал учёта выдачи СИЗ; журнал регистрации несчастных случаев; журнал проверок осуществления воинского учёта; журнал учёта обязательных медосмотров. Почему проверяем: журналы подтверждают, что процедуры реально проводились, а не только числятся на бумаге.

Журнал, заполненный одним почерком за весь год, аудитор видит сразу — и это тоже попадает в замечания, но не как готовый вывод о подлоге, а как повод запросить подтверждающие документы: журнал без опоры на них теряет доказательную силу.

Охрана труда

Это одна из зон, которые работодатели проверяют реже других и где восстановить документы задним числом почти невозможно: процедуры вроде инструктажей нужно проводить в реальном времени. Глубина проверки зависит от того, применимы ли к вам конкретные требования, — это аудитор определяет на старте.

• Приказ о назначении ответственного за охрану труда.
• Программы и журналы инструктажей — вводного, первичного, повторных, целевых.
• Инструкции по охране труда по должностям и видам работ.
• Документы об обучении и проверке знаний требований охраны труда (Постановление Правительства № 2464).
• Результаты специальной оценки условий труда (СОУТ, 426-ФЗ) и отчёт о её проведении.
• Документы по обязательным медосмотрам: список контингентов, направления, заключения.
• Личные карточки выдачи СИЗ и нормы выдачи.
• Оценка профессиональных рисков и перечень мероприятий по их снижению (ст. 218 ТК РФ).

Почему проверяем: большая часть этого — не документ, а процедура с датой. Инструктаж, который не проводился, задним числом не оформить, а штрафы по охране труда — одни из самых высоких в трудовом законодательстве.

Воинский учёт

Состав документов зависит от того, есть ли среди сотрудников категории, подлежащие учёту.

• Приказ об организации воинского учёта и назначении ответственного.
• План работы по ведению воинского учёта, согласованный с военкоматом.
• Карточки граждан, подлежащих воинскому учёту.
• Журнал проверок осуществления воинского учёта и бронирования.
• Документы сверок с военкоматом.

Почему проверяем: здесь чаще нарушают не состав документов, а сроки — уведомление военкомата о приёме и увольнении, ежегодная сверка карточек и сверка с военным комиссариатом. Основной документ зоны — Положение о воинском учёте (Постановление Правительства № 719).

Персональные данные

Здесь чаще ошибаются в обратную сторону — собирают согласия там, где они не нужны, и забывают документы, которые обязательны. Проверяем комплект целиком:

• Политика в отношении обработки персональных данных — её работодатель обязан опубликовать (ч. 2 ст. 18.1 152-ФЗ).
• Положение о защите персональных данных работников.
• Приказ о назначении ответственного за организацию обработки (ст. 22.1 152-ФЗ).
• Уведомление в Роскомнадзор о намерении обрабатывать персональные данные.
• Листы ознакомления работников.
• Согласия на обработку — там и только там, где они требуются законом.
• Порядок хранения и уничтожения данных, акт об уничтожении.

Почему проверяем: обычная кадровая обработка персональных данных работника ведётся без отдельного согласия — она законна и без него (ст. 6 152-ФЗ). Согласие требуется там, где данные выходят за пределы трудовых отношений: передача третьим лицам, публикация на сайте, биометрия, специальные категории. Аудит проверяет, чтобы согласия были там, где нужны, и чтобы их не собирали там, где не нужны: избыточное согласие — само по себе замечание.

Что проверяют дополнительно, в зависимости от компании

Часть участков применима не ко всем, но там, где они есть, проверяются наравне с основными:

• Иностранные работники — уведомления в МВД о заключении и расторжении трудового договора (ст. 13 ФЗ № 115-ФЗ).
• При найме бывшего государственного или муниципального служащего проверяют, распространяются ли на него специальные правила статьи 64.1 ТК РФ: учитывают прежнюю должность, срок после увольнения со службы и вид договора. Если предусмотренные законом условия соблюдены, прежнего работодателя уведомляют в установленном порядке.
• Квотирование рабочих мест — по московскому региональному закону.
• Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — ЛНА о введении, порядок, согласия работников на переход (ст. 22.1–22.3 ТК РФ).
• Коллективный договор — если заключён, проверяется наравне с ЛНА.
• Личные дела, документы по командировкам, больничным и переработкам.

Почему проверяем: именно эти участки дают самые дорогие штрафы и чаще всего выпадают из самопроверки.

Сроки хранения

Аудит проверяет не только наличие документа, но и то, что его не уничтожили раньше срока и не хранят без основания. Сроки установлены Приказом Росархива № 236: для документов по личному составу они длительные — исчисляются десятилетиями в зависимости от года создания, для графика отпусков и приказов о ежегодных отпусках — существенно короче. Отдельно смотрят наличие акта об уничтожении: документы нельзя просто выбросить.

Документ / зона	Когда проверяют	Что важно
Бумажные трудовые книжки	Если работодатель их ещё ведёт	Актуальность записей, сроки передачи сведений
Личные карточки	Если компания продолжает их вести	Совпадение с договорами и приказами
Воинский учёт	При наличии работников, подлежащих учёту	Сроки уведомлений и сверок
Охрана труда	Всегда, объём — по составу работ	Процедуры с датой: инструктажи, СОУТ, медосмотры
Согласия на обработку ПДн	Только когда согласие — законное основание	Не собирать лишнего
Должностные инструкции	Если функция и обязанности не закреплены в другом документе	Отдельная форма не универсальна
Положение об оплате труда	Если система не закреплена иным документом	Где-то система должна быть описана

Как выглядит акт проверки кадрового делопроизводства

По итогам проверки составляется акт проверки кадрового делопроизводства — документ, который фиксирует, что именно смотрели и что нашли. Единой обязательной формы у него нет: у разных исполнителей он называется по-разному — акт, отчёт, заключение, реестр замечаний. В «Некст» это акт проверки кадрового делопроизводства. Качественный аудит завершается письменным результатом, а не устными замечаниями: письменная фиксация позволяет проверить основания замечаний, назначить ответственных и контролировать устранение. Акт можно передать бухгалтеру, юристу или новому кадровику как готовое техническое задание на исправление.

Выводы аудита относятся к документам, которые были переданы на проверку и вошли в согласованную выборку; на остальной архив они автоматически не распространяются.

Что фиксируется в акте

В акт обычно входят: перечень проверенных документов и участков; выявленные нарушения и недочёты с конкретикой (какого документа нет, где нет подписи, какое условие противоречит закону); ссылки на нормы, которые нарушены; оценка степени риска по каждому пункту.

В отчёте разводим уровни находок: факт (что установлено), замечание (расхождение без прямой санкции), потенциальное несоответствие (требует уточнения), подтверждённое нарушение (санкция применима) и рекомендация (улучшение сверх минимума закона). Риск оценивается по трём критериям: вероятность выявления при проверке, размер потенциальной санкции и то, можно ли устранить нарушение без последствий задним числом. Такая структура позволяет не просто увидеть список проблем, а понять их вес — где грозит крупный штраф, а где мелкое замечание.

Обезличенный пример структуры

Так выглядит фрагмент акта «Некст» (компания обезличена, цифры условные):

Пример структуры акта проверки кадрового аудита

Участок	Что проверено	Выявлено	Норма	Риск	Срок устранения
Трудовые договоры	24 договора	3 экземпляра без подписи работника	ст. 67 ТК РФ	Высокий	до 10 раб. дней
ЛНА	Комплект ЛНА	Нет политики обработки ПДн	ч. 2 ст. 18.1 152-ФЗ	Высокий	до 10 раб. дней
Охрана труда	Инструктажи, СОУТ	СОУТ не проводилась	426-ФЗ	Высокий	планово
Воинский учёт	Карточки, журнал, сверки	Сверка с военкоматом за год не проводилась	Положение о ВУ (ПП РФ № 719)	Средний	планово
Персональные данные	Комплект по ПДн	Нет уведомления в Роскомнадзор	ст. 22 152-ФЗ	Средний	до 10 раб. дней
Кадровый учёт	График отпусков	Утверждён с опозданием	ст. 123 ТК РФ	Низкий	к след. периоду

Служебные строки реального акта: «Проверено документов: N из N» и «Период проверки: с … по …». Строка про договоры без подписи в акте уточняется: требуется установить, был ли работник допущен к работе и получил ли свой экземпляр (ст. 67 ТК РФ); при подтверждении риск высокий.

На основе акта формируются отчёт и рекомендации по исправлению — как читать отчёт и в каком порядке устранять нарушения, разобрано в отдельном материале об этапах и отчёте аудита. Здесь важно другое: акт фиксирует состояние кадровых документов на конкретную дату и в рамках согласованной выборки.

Что происходит после аудита: отчёт и рекомендации

После проверки работодатель получает не просто акт с перечнем нарушений, а понятный вывод: где вы уязвимы, насколько это критично и что делать. В отчёт входят перечень нарушений, оценка рисков и рекомендации по исправлению — что восстановить, что переоформить, какие ЛНА принять или скорректировать. По каждому нарушению отчёт указывает вид возможной ответственности и ориентировочную значимость риска; точный размер штрафа зависит от обстоятельств и определяется только органом, который его назначает.

Часть находок можно закрыть — но только законным способом: без фиктивных дат, задним числом проставленных подписей и без указания на процедуры, которые фактически не проводились. То, что нельзя закрыть законно, отчёт называет отдельно — и именно это чаще всего требует не переоформления, а реального действия.

Ключевое — отчёт не просто перечисляет нарушения, а расставляет их по срочности: что закрывать немедленно, а что планово. При этом там, где закон устанавливает срок, он не переносится приоритизацией: часть мероприятий можно распределить по бюджету, но обязательные сроки остаются. Как читать отчёт и в каком порядке устранять нарушения, разобрано в отдельном материале.

На выходе — акт проверки и отчёт с рекомендациями: документ, который можно передать бухгалтеру, юристу или новому кадровику как готовое техническое задание. По практике «Некст» сюда входит и разбор отчёта: аудитор объясняет каждое нарушение и отвечает на вопросы. Аудит заканчивается не констатацией проблем, а планом действий.

Чем кадровый аудит отличается от проверки ГИТ

Кадровый аудит и проверку ГИТ различают не цель, а инициатор и последствия: оба смотрят, соответствует ли оформление закону, но аудит вы заказываете сами и заранее — чтобы найти и исправить нарушения до проверяющего. Аудитор действует по договору и смотрит именно те участки, что важны вашей компании, а инспектор проверяет обязательные требования по единому регламенту, и найденное при контрольном мероприятии уже зафиксировано. Успешный аудит не отменяет и не заменяет проверку ГИТ юридически, но меняет положение компании: типовые нарушения закрыты заранее, а не всплывают при инспекторе — смысл в том, чтобы перевести их из разряда «нашли и наказали» в «нашли сами и исправили».

Сравнение кадрового аудита и проверки ГИТ

Критерий	Кадровый аудит	Проверка ГИТ
Кто инициирует	Сам работодатель	Государство
Цель	Соответствие оформления закону	Соответствие оформления закону
Роль и последствия	Отчёт и рекомендации	Предписание, санкции по КоАП
Сроки	По договорённости, от нескольких дней	По регламенту контрольного мероприятия
Что на выходе	Акт и отчёт с планом	Предписание с обязательным сроком исполнения
Можно ли обжаловать	Отчёт — не властный акт, обжаловать нечего	У предписания есть срок обжалования

Отдельно стоит понимать: успешно пройденный внутренний аудит не отменяет проверку ГИТ и не заменяет её юридически. Он не гарантирует и её исход, но меняет положение компании: типовые нарушения закрыты заранее, а не обнаруживаются при инспекторе. Что именно найдёт проверяющий, зависит от него, — но список того, что можно было исправить заранее, к этому моменту уже пуст. В этом практический смысл добровольной проверки: перевести нарушения из разряда «нашли и наказали» в разряд «нашли сами и исправили».

В детали инспекционной процедуры здесь не углубляемся: для перечня проверки важно другое — аудит и ГИТ решают разные задачи, и первый нужен именно чтобы подготовиться ко второму.

Пройдитесь по перечню и отметьте, чего у вас нет, — это первый слой, и его можно закрыть своими силами. Второй слой список не покажет: соответствует ли документ действующей норме, подписан ли он теми, кто должен, была ли проведена процедура, которую он подтверждает. Именно на втором слое находится большинство нарушений — и именно за него отвечает аудит.

Хотите понять, что у вас со вторым слоем? Рассчитаем стоимость под вашу компанию в «Некст» — расчёт зависит от численности и состояния документов, подскажем, что проверить в первую очередь, и ответим в течение рабочего дня.