В 2026 году кадровой службе нужно учесть несколько параметров, которые действительно поменялись на старте года: прежде всего новый федеральный МРОТ и переход призыва на круглогодичный формат. Одновременно продолжают действовать правила, введённые раньше — реестр работодателей с выявленными фактами нелегальной занятости, обновлённый стандарт оформления документов, риск-ориентированный подход к проверкам и добровольный электронный кадровый документооборот. Ниже разложим материал по этой логике: сначала что входит в кадровое делопроизводство и то, что изменилось именно в 2026 году, затем ранее принятые требования, которые стоит проверить в текущей работе, а в конце — чек-лист для быстрой самопроверки.
Материал подготовлен по нормам, действующим на дату редакционной проверки в 2026 году. Перед применением к конкретной ситуации учитывайте региональные соглашения, отраслевые требования и последующие изменения законодательства.
Главные изменения в КДП с 2026 года
Начнём с обзора: что сдвинулось на старте года и почему это касается любого работодателя. Для каждого пункта важнее практический вывод — какое действие норма требует от кадровой службы. Аутсорсинг кадрового делопроизводства — тот самый вариант, где вашу компанию возьмут под крыло и помогут быть в курсе всех изменений.
Что изменилось именно в 2026 году
МРОТ. С 1 января 2026 года федеральный минимум составляет 27 093 рубля в месяц — рост сразу на 20,7% к прежним 22 440 рублям. Основание — Федеральный закон № 429-ФЗ. Что сделать: сверить с минимумом начисленную месячную заработную плату каждого сотрудника, который полностью отработал норму рабочего времени и выполнил нормы труда, именно всю начисленную сумму. Должностной оклад в штатном расписании составляет лишь её часть. Отдельно проверить региональный минимум, районные коэффициенты и выплаты, которые по закону не включаются в сравнение с МРОТ.
Воинский учёт. С 1 января 2026 года призыв проводится круглогодично — с 1 января по 31 декабря: медицинское освидетельствование, психологический отбор и заседания призывной комиссии проходят в течение всего года, а отправку призванных к месту службы сохраняют в установленные законом периоды. Основание — Указ Президента РФ № 998. Сам по себе круглогодичный призыв не отменяет действующие правила воинского учёта для работодателя. Что сделать: если в штате есть военнообязанные, проверить и актуализировать сведения о них и соблюдать сроки сообщений в военкомат, установленные Положением о воинском учёте, в частности, сведения о приёме и увольнении таких работников направляют в течение пяти дней.
Введено раньше — проверьте в текущей работе
Стандарт оформления документов. ГОСТ Р 7.0.97-2025 действует с 18 августа 2025 года и заменил редакцию 2016 года. Он добавил реквизит «штрих-код (QR-код) документа» и уточнил правила визуализации отметки об электронной подписи, а распространяется на организационно-распорядительную документацию — приказы, протоколы, письма, акты. Для большинства коммерческих организаций применение стандарта добровольно, если обязательность не установлена законом, договором или внутренними требованиями компании. Что сделать: если организация решила применять ГОСТ, сверить с ним шаблоны приказов и уведомлений и обновить бланки там, где реквизиты разошлись со стандартом.
Реестр работодателей с нелегальной занятостью. С 1 января 2025 года Роструд ведёт общедоступный реестр работодателей, у которых установлен факт нелегальной занятости. Правовая основа — Федеральный закон № 565-ФЗ и постановление Правительства № 1927. Основанием для записи служит вступившее в законную силу постановление по нарушению, связанному с уклонением от оформления трудового договора либо подменой трудовых отношений гражданско-правовым договором (часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ), а запись хранится в реестре год. Работа с самозанятым сама по себе нарушением не является — риск возникает, если фактически сложились трудовые отношения. Что сделать: проверить, что все, кто занят по трудовой функции, оформлены трудовыми договорами, а самозанятые не выполняют работу штатных сотрудников.
Проверки трудовой инспекции. Контроль строится по риск-ориентированной модели из закона № 248-ФЗ: каждому объекту присваивают категорию риска, и от неё зависит частота плановых мероприятий. Для низкорисковых объектов по многим видам надзора плановые проверки не проводятся, но сохраняются внеплановые мероприятия, профилактические визиты и контроль по обращениям работников. Что сделать: поддерживать документы в актуальном состоянии независимо от того, включена ли компания в план проверок — жалоба работника или несчастный случай запускают контроль вне графика.
Охрана труда. Требования в этой сфере продолжают уплотняться: работодатель проводит специальную оценку условий труда и оценку профессиональных рисков, оформляет перечень обязательных инструктажей и выдаёт средства индивидуальной защиты по единым типовым нормам. За нарушения здесь отвечает отдельная статья 5.27.1 КоАП РФ со своими штрафами. Что сделать: проверить, что действующая СОУТ не просрочена, а документы по обучению и проверке знаний по охране труда оформлены на всех сотрудников.
Электронные сведения и отчётность. Сведения о трудовой деятельности уже несколько лет фиксируются в цифровом виде. Бумажная трудовая книжка сохранилась у работников, которые до конца 2020 года подали заявление о её ведении. Те, кто по уважительным причинам не подал заявление в срок, вправе сделать это и позже, а впервые поступающим на работу с 2021 года бумажную книжку уже не заводят (Федеральный закон № 439-ФЗ). По остальным работникам записи о приёме, переводах и увольнении фонд ведёт в электронном реестре. Кадровые события работодатель отражает перед СФР единой формой ЕФС-1: по подразделу 1.1 сведения о приёме, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора подают не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, а о переводе, о выборе формы трудовой книжки и других кадровых мероприятиях — не позднее 25-го числа следующего месяца. Если отчётность подписывает не руководитель, а уполномоченное лицо, потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД) с его электронной подписью. Что сделать: закрепить сроки подачи сведений по каждому виду кадровых мероприятий, назначить ответственного за отчётность и заранее оформить МЧД, если документы подписывает не руководитель.
| Что проверить | Суть | Когда введено | Действие |
|---|---|---|---|
| МРОТ | 27 093 ₽ (ФЗ № 429-ФЗ), рост на 20,7% | С 01.01.2026 | Сверить месячную зарплату сотрудников на полной норме времени, пересчитать доплаты до минимума |
| Круглогодичный призыв | Призывные мероприятия проводят в течение всего года (Указ № 998) | С 01.01.2026 | Актуализировать сведения по военнообязанным, соблюдать сроки сообщений в военкомат |
| Стандарт оформления | ГОСТ Р 7.0.97-2025: QR-код, визуализация ЭП; применение добровольное | С 18.08.2025 | Сверить шаблоны приказов и уведомлений, если компания применяет ГОСТ |
| Реестр нелегальной занятости | Основание записи — вступившее в силу постановление по ч. 4 ст. 5.27 КоАП | С 01.01.2025 | Оформить трудовыми договорами тех, кто занят по трудовой функции |
| Проверки трудовой инспекции | Риск-ориентированная модель по 248-ФЗ: частота зависит от категории риска | С 2025 | Держать документы в порядке: остаются внеплановые проверки, профвизиты и жалобы |
Сроки хранения кадровых документов по Перечню № 236 исчисляют с 1 января года, следующего за годом завершения документа в делопроизводстве, а для журналов и реестров отсчёт идёт после завершения их ведения. Номера статей стоит сверять непосредственно с приказом Росархива № 236 — категории и сроки в нём периодически уточняют.
Также важно изучить заранее обязательные кадровые документы.
Изменения в части КЭДО и цифровизации
Переходить на электронный формат или сохранить прежний — электронный кадровый документооборот оставляет это на выбор самой компании: обязать к нему большинство работодателей никто не вправе. Правовые рамки очерчены статьями 22.1–22.3 ТК РФ, и к нововведениям 2026 года КЭДО не относится — механизм работает с 2021 года.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника | Где подписывают |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на обучение и изменения к ним | УКЭП (в «Работе в России» — УКЭП или УНЭП) | УКЭП либо УНЭП (в том числе полученная через госуслуги / ЕСИА) | Своя информационная система или «Работа в России» |
| Остальные кадровые документы: приказы, заявления, уведомления, ознакомление с ЛНА и т. п. | УКЭП (в «Работе в России» — УКЭП или УНЭП) | УКЭП, УНЭП или простая подпись, если её применение закреплено соглашением сторон | Своя информационная система или «Работа в России» |
На оформление электронных документов влияет и обновлённый ГОСТ Р 7.0.97-2025: он ввёл реквизит с QR-кодом и переработал визуализацию отметки об электронной подписи.
Чек-лист: привели ли вы КДП в соответствие
Ниже — быстрая самопроверка: она подсвечивает участки, которые могли отстать от норм 2026 года. Каждый пункт фиксирует и результат проверки, и его дату.
Документы
- Месячная зарплата сотрудников на полной норме времени сверена с новым МРОТ 27 093 рубля, результат и дата проверки зафиксированы;
- Обязательные кадровые документы в наличии, набор локальных актов приведён под категорию работодателя;
- Решение о ведении форм Т-1 и Т-2 принято осознанно, без ложного требования «обязательно».
Сроки хранения
- Сроки проверены по актуальному Перечню Росархива № 236, у каждого документа зафиксированы срок, статья Перечня и правило исчисления;
- Документы по личному составу отделены от прочих и разложены по срокам в архиве;
- Порядок ведения трудовых книжек сверен с приказом Минтруда № 320н.
КЭДО
- Решение о переходе или отказе от КЭДО зафиксировано локальным актом, определена информационная система;
- Согласия получены именно от работников со стажем на 31.12.2021;
- Используемые виды электронной подписи соответствуют статье 22.3 ТК РФ.
Изменения 2026 года
- Шаблоны сверены с ГОСТ Р 7.0.97-2025, если компания применяет стандарт;
- Сведения по военнообязанным актуализированы с учётом круглогодичного призыва;
- Оформление трудовых отношений проверено с учётом реестра нелегальной занятости.
Не уверены, что кадровое делопроизводство соответствует требованиям 2026 года? Разумно привести кадровые документы в порядок силами специалистов по кадровому аутсорсингу — они сверят их с актуальными нормами и наладят процессы. При этом важно понимать: передача учёта на аутсорсинг снижает риск ошибок, но административная ответственность перед трудовой инспекцией и другими госорганами остаётся за работодателем.
FAQ
Обязательно ли вести личную карточку Т-2 в 2026 году?
Нет, это не обязанность. Унифицированные Т-1 и Т-2 утратили обязательность для коммерческих работодателей с начала 2013 года. Компания может и дальше заполнять Т-2, если так удобнее вести учёт, либо заменить её собственным бланком или записями в информационной системе. Решение целиком за работодателем, законом оно не диктуется.
Как перейти на КЭДО, если часть сотрудников не согласна?
Перевод на электронный документооборот добровольный, принудительно подключить несогласного работника нельзя. С теми, кто согласие не дал, продолжают работать в прежнем формате, а отказ не может быть основанием для санкций. При этом сотрудники, впервые принятые на работу после 31 декабря 2021 года, отдельного согласия не дают, но работодатель всё равно проходит процедуру внедрения и обеспечивает им доступ к системе.
Какой срок хранения у приказов по личному составу?
Единого срока нет: его определяют по содержанию приказа. По статье 434 Перечня, утверждённого приказом Росархива № 236, приказы о приёме, переводе, увольнении, оплате труда, аттестации и другие категории из подпункта «а» хранят 50 лет, если они созданы с 2003 года, и 75 лет — если раньше. Приказы о ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках, служебных проверках и командировках хранят 5 лет, а о дисциплинарных взысканиях — 3 года.
Что грозит за ошибки в оформлении кадровых документов?
Профильная норма — статья 5.27 КоАП РФ. Санкции в ней разведены по частям и субъекту. По части 1 организации грозит штраф от 30 000 до 50 000 рублей, за ненадлежаще оформленный или незаключённый трудовой договор (часть 4) — от 50 000 до 100 000 рублей, за повторное нарушение (часть 5) — до 200 000 рублей с возможной дисквалификацией ответственного должностного лица. Для юридических лиц, включённых в единый реестр субъектов МСП и отнесённых к малым предприятиям, включая микропредприятия, штраф определяют по особенностям статьи 4.1.2 с учётом санкции для ИП. Автоматического снижения вдвое для всех субъектов МСП и по всем составам нет.
