Этот справочник — перечень обязательных кадровых документов организации на 2026 год. На проверках проблемы часто возникают не из-за полного отсутствия кадрового учёта, а из-за несогласованности документов: трудовые договоры оформлены, но локальные акты устарели, с актуальными редакциями ознакомлены не все сотрудники, отдельные кадровые события не подтверждены документами. Итог — предписание, штрафы и недели работы по восстановлению документооборота.
Набор документов зависит от статуса работодателя, системы оплаты, режима работы и кадровых событий. Ниже — что входит в кадровое делопроизводство, базовый комплект и документы, которые становятся обязательными при определённых условиях. Особенности для микропредприятий, отдельных НКО и работодателей — индивидуальных предпринимателей оговорены отдельно. Это не пересказ Трудового кодекса, а практический навигатор с объяснением, что происходит, когда документа нет.
Что ТК РФ называет обязательными кадровыми документами
Трудовой кодекс не собирает все обязательные документы в одну статью. Требования разбросаны по разным главам: где-то прямо сказано «работодатель обязан», где-то обязательность следует из логики нормы или наступает при определённых условиях. Удобно делить кадровые документы на четыре группы.
- Базовые документы по трудовым отношениям — трудовой договор и документы, которыми оформляются кадровые события.
- Локальные нормативные акты (ЛНА) — правила, обязательные для всех работников: ПВТР, положения об оплате труда и премировании, инструкции по охране труда.
- Учётные документы и обязательные графики — график отпусков и применимые книги (журналы) учёта. Штатное расписание используют для фиксации структуры и штатных единиц; его не следует считать безусловно обязательным для каждого работодателя.
- Документы, обязательные при наличии условий или событий — премии и надбавки, дистанционная работа, воинский учёт, охрана труда, обработка персональных данных.
Проверять нужно не наличие «бумажки с правильным названием», а выполнение обязательного требования. Часть документов обязательна практически для любого работодателя, часть — только при определённых условиях, а некоторые требования могут быть закреплены не отдельной формой, а в другом ЛНА или в трудовом договоре. Например, систему оплаты можно установить отдельным положением или включить в другой документ; приказ о приёме работодатель вправе не издавать, если приём оформлен трудовым договором. Подробнее о том, как как перейти на КЭДО.
Документы на каждого сотрудника
Трудовой договор
Трудовой договор — базовый документ, без которого всё остальное теряет смысл. Статья 57 ТК РФ перечисляет обязательные реквизиты: место работы, трудовая функция (должность, профессия или конкретный вид поручаемой работы), дата начала работы, условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада), режим рабочего времени и времени отдыха, если для данного сотрудника он отличается от общего. Две ошибки, которые встречаются чаще всего:
- Первая: в договоре написано «оплата труда — согласно штатному расписанию» без указания конкретной суммы. Недостаточно такой отсылки — в трудовом договоре нужно определить условия оплаты труда, включая конкретный размер тарифной ставки или оклада, а также доплаты и надбавки, если они предусмотрены для работника (статья 57 ТК РФ). Штатное расписание — внутренний организационный документ, оно не заменяет обязательные условия договора. При споре сотрудник может заявить, что не знал о своей зарплате.
- Вторая ошибка — сотрудник фактически работает дольше, чем указано в срочном договоре. Если срок истёк, работник продолжает работу и ни одна из сторон не потребовала прекращения трудовых отношений в связи с истечением срока, условие о срочном характере утрачивает силу, а договор считается заключённым на неопределённый срок (статья 58 ТК РФ).
Трудовой договор оформляется в двух экземплярах, и на экземпляре работодателя должна стоять подпись сотрудника о получении своего экземпляра. Без этой подписи при проверке считается, что договор сотруднику не выдавался.
Аутсорсинг кадрового делопроизводства — отличный вариант не заниматься оформлением документов самостоятельно.
Приказы о приёме, переводе, увольнении
Разные кадровые события оформляются по-разному. Приём на работу оформляется трудовым договором (статья 68 ТК РФ); приказ о приёме — не обязательное условие оформления, работодатель вправе издать его по собственному усмотрению, если такой порядок принят в компании. Перевод на другую работу требует письменного оформления изменения условий — приказ здесь лишь один из распространённых способов. А вот прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя — это прямое требование статьи 84.1 ТК РФ.
Приказ (там, где он издаётся) служит основанием для записи в трудовую книжку или для передачи сведений о трудовой деятельности, а также для расчёта выплат в бухгалтерии. По предусмотренным законом кадровым мероприятиям работодатель передаёт сведения в СФР в составе формы ЕФС-1.
Типичная проблема малых компаний: приказ об увольнении не оформляется, потому что «и так понятно, что человек ушёл». Без документа, фиксирующего дату прекращения трудовых отношений, работодателю сложно подтвердить, когда сотрудник был уволен, — и в споре о выплатах за период после фактического ухода судебная практика, как правило, складывается не в пользу работодателя.
Личная карточка и электронная трудовая книжка
Личная карточка работника по форме Т-2 сейчас не относится к обязательным кадровым документам: унифицированная форма не обязательна с 2013 года. Работодатель может использовать карточку для внутреннего учёта, но обязанности вести Т-2 на каждого сотрудника нет.
Отдельно стоит воинский учёт. Не путайте личную карточку Т-2 с документами воинского учёта: для граждан, подлежащих воинскому учёту, применяется отдельная карточка по установленной форме — приравнивать её к Т-2 нельзя.
С 2020 года сотрудники вправе выбрать электронную трудовую книжку вместо бумажной. «Электронная трудовая книжка» — разговорное обозначение сведений о трудовой деятельности, которые работодатель передаёт в СФР в составе формы ЕФС-1.
Локальные нормативные акты
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
По общему правилу ПВТР должны быть у работодателя (статья 189 ТК РФ). Правила устанавливают режим работы, порядок приёма и увольнения, права и обязанности сторон, меры поощрения и дисциплинарные взыскания.
Исключение — работодатели, отнесённые к микропредприятиям (и отдельные НКО), которые вправе отказаться от ряда ЛНА, включая ПВТР, если необходимые условия включены в трудовые договоры по типовой форме (статьи 309.1–309.2 ТК РФ). Для малого бизнеса это особенно актуально.
Практический момент: если работодатель ссылается на правило, установленное ПВТР или другим ЛНА, он должен подтвердить, что правило действовало и работник был с ним ознакомлен. Иначе в споре о дисциплинарном взыскании его позиция заметно слабее — суд оценивает, была ли у работника установленная обязанность, нарушил ли он её, соблюдена ли процедура привлечения к ответственности и был ли он ознакомлен с применимыми правилами.
Действующая редакция ПВТР должна соответствовать фактическим режимам работы и актуальным требованиям — например, нормам о дистанционной работе (глава 49.1 ТК РФ) и действующему порядку предоставления отпусков. Документ, который «никто не трогал» несколько лет, стоит перепроверить.
Штатное расписание
Вопрос об универсальной обязательности штатного расписания спорный: прямой нормы, которая обязывала бы каждого работодателя вести его по единой форме, нет. На практике документ используют для фиксации структуры организации, перечня должностей, количества штатных единиц и предусмотренных по ним окладов. Можно применять форму Т-3 или собственную форму, утверждённую работодателем.
Основание выплаты конкретному работнику — это трудовой договор, установленная система оплаты труда и данные о фактически отработанном времени. В кадровом аудите штатное расписание сопоставляют с трудовыми договорами и фактической структурой: расхождения могут указывать на несогласованность документов. Например, если на аналогичных должностях оклады существенно различаются, это повод проверить обоснованность.
Штатное расписание обновляется при изменении структуры организации или окладов — новым документом либо приказом о внесении изменений в действующее.
Положения об оплате труда и премировании
Если в компании применяются премии, надбавки, доплаты или иные выплаты сверх оклада, их условия должны быть закреплены в действующей системе оплаты труда. Это может быть положение об оплате труда и премировании, другой ЛНА, коллективный договор или — в предусмотренном законом порядке — трудовой договор. Закон требует установить систему оплаты труда, но не всегда требует именно двух отдельных документов с такими названиями (а для микропредприятий возможен отказ от ЛНА по статье 309.2 ТК РФ).
Логика прямая: без задокументированных условий премирования работодателю сложно по своему усмотрению лишить сотрудника премии или изменить её размер. Систематически выплачиваемую премию суды нередко рассматривают как часть заработной платы, если нет документа с условиями её получения и основаниями для депремирования. Тогда суд может взыскать невыплаченную премию как задолженность плюс проценты за просрочку (статья 236 ТК РФ). Многие малые компании годами платят премии «по настроению» — это судебный риск, который реализуется именно тогда, когда отношения с сотрудником портятся.
Что стоит проверить перед визитом ГИТ
Универсального регламента, по которому инспектор всегда проверяет документы в одной и той же последовательности, нет: объём контрольного мероприятия зависит от основания, предмета и проверочных листов, а часть документов может запрашиваться дистанционно. Но при самопроверке в первую очередь имеет смысл сверить документы, по которым легче всего увидеть системные несоответствия.
- Трудовые договоры. Наличие обязательных реквизитов по статье 57 ТК РФ, подписи обеих сторон, отметка о выдаче экземпляра работнику. Для срочных договоров — соответствует ли основание требованиям статьи 59 ТК РФ.
- ЛНА и подтверждение ознакомления. Действующие редакции документов и возможность доказать, что сотрудники ознакомлены с применимыми ЛНА.
- Оформление кадровых событий и сведения о трудовой деятельности. Согласованность документов, записей в трудовых книжках (для тех, кто ведёт бумажные) и сведений, переданных в СФР.
Ответственность зависит от вида нарушения. Например, общий состав по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ для организаций предусматривает предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей, но отдельные нарушения трудового законодательства квалифицируются по другим частям и статьям. Поэтому нельзя рассчитывать итоговый штраф простым умножением количества замечаний; при повторных нарушениях санкции выше.
5 кадровых зон, которые часто остаются без внимания — и чем это грозит
1. Обработка персональных данных
Работодатель обрабатывает персональные данные сотрудников — имя, адрес, паспортные данные, сведения о здоровье — и обязан установить порядок их обработки и защиты (статья 87 ТК РФ, Федеральный закон № 152-ФЗ).
Проверьте не только внутренний документ об обработке персональных данных работников, но и общие обязанности оператора по 152-ФЗ: актуальную политику обработки, правовые основания, необходимые уведомления (в большинстве случаев — уведомление Роскомнадзора о начале обработки) и меры защиты. Роскомнадзор проверяет операторов персональных данных независимо от ГИТ. Ответственность зависит от конкретного нарушения (статья 13.11 КоАП РФ), поэтому универсального штрафа «за отсутствие положения» нет.
2. Учёт трудовых книжек
Работодатель самостоятельно разрабатывает книгу (журнал) учёта движения трудовых книжек и вкладышей: утверждённой унифицированной формы больше нет. Если организация ведёт (или вела) бумажные трудовые книжки хотя бы одного сотрудника, проверьте, что учёт организован и записи позволяют подтвердить получение и выдачу документов.
Практический риск: без такого учёта сложно доказать, что трудовая книжка была выдана сотруднику при увольнении.
3. Подтверждение ознакомления с ЛНА
Работника нужно знакомить под подпись с ПВТР и другими применимыми ЛНА — до подписания трудового договора (статья 68 ТК РФ). Важно не наличие отдельного «листа ознакомления», а возможность доказать, что работник был ознакомлен в требуемый срок. Способ фиксации зависит от принятого в компании документооборота: подпись в журнале, на самом ЛНА, в отдельном листе или — при электронном кадровом документообороте — в электронном порядке.
Механизм ущерба прямой: если подтвердить ознакомление нечем, работодателю сложно ссылаться на ЛНА в споре — например, при увольнении за нарушение ПВТР или при депремировании.
4. График отпусков
График отпусков обязателен для большинства работодателей (статья 123 ТК РФ). Исключение — микропредприятия, которые используют типовую форму трудового договора и официально отказались от локальных нормативных актов (статья 309.2 ТК РФ). График утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года.
Частое заблуждение: будто без графика сотрудник вправе просто уведомить о дате и уйти в отпуск в удобное время. Это не так. Отсутствие графика нарушает требования статьи 123 ТК РФ, но само по себе не даёт каждому работнику право единолично выбрать любую дату. Обычно отпуск вне графика согласуется с работодателем; право на отпуск в удобное время закон прямо даёт только отдельным категориям работников.
5. Охрана труда
Охрана труда — отдельный блок требований. В 2026 году порядок обучения зависит от вида обучения, категории работ, программы и способов регистрации, а отдельные работники могут освобождаться от некоторых инструктажей. Поэтому важно подтвердить не просто наличие журнала, а прохождение работниками обязательного обучения, инструктажей и иных применимых процедур.
Ответственность наступает по статье 5.27.1 КоАП РФ и зависит от конкретного нарушения. Например, за допуск работника к работе без обучения по охране труда и проверки знаний (или без обязательного медосмотра) для организаций предусмотрен штраф от 110 000 до 130 000 рублей — это не то же самое, что «отсутствие журнала». При несчастном случае на производстве отсутствие документов об обучении может переводить ответственность в уголовную плоскость.
Как быстро проверить свой комплект документов — чек-лист за 30 минут
Пройдите по этому списку самостоятельно. Каждый пункт — конкретное требование с отметкой о статусе. Честные ответы дадут объективную картину за полчаса.
Документы на сотрудников
| # | Требование | Статус |
|---|---|---|
| 1 | Трудовые договоры — есть на каждого действующего сотрудника, содержат конкретный размер оклада, подписаны обеими сторонами, на экземпляре работодателя стоит подпись работника о получении | У всех / У части / Отсутствует |
| 2 | Срочные трудовые договоры — проверено, прекращён ли договор по истечении срока либо трудовые отношения признаны бессрочными и документы приведены в соответствие | У всех / У части / Н/п |
| 3 | Приказы о приёме — оформлены, если такой порядок принят в компании; даты соответствуют трудовым договорам | У всех / У части / Не требуется |
| 4 | Изменение условий — письменно оформлены изменения трудовой функции, указанного в трудовом договоре структурного подразделения и других согласованных условий; обычное перемещение без изменения условий переводом не считается | У всех / У части / Н/п |
| 5 | Приказы об увольнении — для экспресс-проверки просмотрены документы за последние три года; это не срок хранения. Приказы хранят по установленным срокам, формулировки сверяют со сведениями о трудовой деятельности | У всех / У части / Отсутствует |
| 6 | Воинский учёт — по работникам, подлежащим воинскому учёту, ведётся карточка по установленной форме | У всех / У части / Не требуется |
ЛНА и учётные документы
| # | Требование | Статус |
|---|---|---|
| 7 | ПВТР — действующая редакция соответствует фактическим режимам работы и актуальным требованиям; изменения утверждены; сотрудники ознакомлены под подпись или через допустимый электронный порядок (либо оформлен отказ от ЛНА по ст. 309.2 ТК РФ) | Есть актуальный / Требует обновления / Отсутствует |
| 8 | Штатное расписание — если применяется, актуальная версия соответствует структуре, а оклады согласованы с трудовыми договорами | Есть актуальный / Устаревший / Не применяется |
| 9 | Оплата труда и премирование — если есть выплаты сверх оклада, их условия закреплены в ЛНА, коллективном или трудовом договоре, сотрудники ознакомлены | Есть / Частично / Отсутствует |
| 10 | Обработка персональных данных — есть внутренний документ, сотрудники ознакомлены; выполнены общие обязанности оператора по 152-ФЗ | Есть / Частично / Отсутствует |
| 11 | График отпусков на текущий год — утверждён; работники ознакомлены с графиком, а о начале каждого отпуска извещены не позднее чем за две недели (либо оформлен отказ от ЛНА) | Есть / Отсутствует |
| 12 | Учёт движения трудовых книжек — если ведутся бумажные книжки, учёт организован и актуален | Ведётся / Не требуется / Не ведётся |
| 13 | Охрана труда — подтверждено прохождение обучения и инструктажей по применимым процедурам | Есть / Частично / Отсутствует |
Оценивайте не количество, а вес пробелов. Один критичный дефект — например, неоформленные трудовые отношения — может быть намного серьёзнее нескольких второстепенных недочётов, и наоборот. Если вы нашли хотя бы один критичный пробел или несколько повторяющихся несоответствий между договорами, ЛНА, учётом времени и кадровыми событиями, стоит провести системный аудит, а не исправлять документы по одному.
Итог — что делать, если документов не хватает
Типичные ошибки в кадровых документах бывают разные, и подход должен быть разным.
Если проблема точечная и понятна — например, нужно обновить штатное расписание или утвердить график отпусков, — её можно исправить силами ответственного за КДП по актуальным образцам. Главное — не откладывать.
Если документы противоречат друг другу, ЛНА давно не обновлялись или непонятно, какие требования применимы к компании, разумнее начать с кадрового аудита: специалист сверит текущее состояние, выявит несоответствия и приведёт комплект в порядок. При регулярной нехватке ресурса на КДП ведение кадровых документов можно передать на кадровое делопроизводство на аутсорсинге.
О выездной проверке ГИТ по общему правилу уведомляют не позднее чем за 24 часа, но для отдельных контрольных мероприятий и оснований действуют иные правила. В любом случае сутки — не срок для восстановления кадрового учёта: комплект нужно поддерживать в рабочем состоянии постоянно.
Актуальные и согласованные кадровые документы не гарантируют исход спора, но дают работодателю доказательства того, какие условия действовали, какие решения принимались и как соблюдалась процедура. Это снижает риск предписаний, штрафов и проигрыша из-за отсутствия подтверждающих документов.
