Большинство ошибок в кадровых документах компания не замечает до прихода ГИТ или иска от сотрудника. При этом ошибки в кадровом делопроизводстве повторяются из компании в компанию, и почти все предотвратимы. Ниже — что входит в кадровое делопроизводство, 10 нарушений из реальной практики: что это, чем грозит и как исправить. По каждому указаны правовая основа и возможные последствия — без универсальных штрафов, которые нельзя применять без учёта конкретного состава нарушения и субъекта ответственности. В конце — 5 вопросов для быстрой самопроверки.
Перед детальным разбором — сводка. По ней видно масштаб рисков и то, какие ошибки кадровика встречаются чаще всего.
| № | Ошибка | Возможные последствия | Частота |
|---|---|---|---|
| 1 | Неправильно оформленный трудовой договор | для юрлица — 50 000–100 000 ₽ по ч. 4 ст. 5.27 КоАП за ненадлежащее оформление трудового договора | очень часто |
| 2 | Нет графика отпусков или нарушены сроки | для юрлица — 30 000–50 000 ₽ по ч. 1 ст. 5.27 КоАП, если установлен соответствующий состав | часто |
| 3 | Ошибки в приказах о приёме / увольнении | ответственность зависит от конкретного состава | часто |
| 4 | Нарушения при ведении трудовых книжек | исправление записей, трудовой спор; ответственность зависит от конкретного состава | часто |
| 5 | Трудовая функция не согласована с кадровыми документами | ответственность зависит от конкретного состава | очень часто |
| 6 | Ошибки в табеле учёта рабочего времени | перерасчёт оплаты; ответственность зависит от конкретного состава | умеренно |
| 7 | ПВТР не утверждены или не ознакомлены | ответственность зависит от конкретного состава | часто |
| 8 | Дистанционный формат не закреплён в договоре или допсоглашении | ответственность зависит от способа и обстоятельств ненадлежащего оформления | часто |
| 9 | Нарушения при увольнении (сроки, формулировки) | восстановление + средний заработок | умеренно |
| 10 | Несоблюдение требований воинского учёта | ответственность различается по конкретной обязанности и субъекту; единого максимума для всех нарушений нет | часто |
Разберём каждую ошибку подробнее — с причиной, последствием и шагами по исправлению. Аутсорсинг кадрового делопроизводства поможет избежать ошибок.
Детальный разбор: 10 ошибок
Структура одинаковая для всех: что делают не так, почему это нарушение трудового законодательства, чем грозит и как исправить.
Ошибка 1. Неправильно оформленный трудовой договор
Ошибка: в договоре нет обязательных условий — места работы, трудовой функции, режима рабочего времени, условий оплаты, либо он не подписан до начала работы.
Почему нарушение: статья 57 ТК определяет обязательные условия договора. По статье 67 ТК договор оформляют письменно; если работник фактически допущен к работе без договора, его нужно оформить не позднее трёх рабочих дней со дня допуска.
Последствия: штраф 50 000–100 000 рублей по части 4 статьи 5.27 КоАП за ненадлежащее оформление.
Как исправить: провести аудит всех договоров, недостающие условия добавить дополнительным соглашением.
Ошибка 2. Отсутствие или нарушение графика отпусков
Ошибка: график не составлен либо утверждён позднее установленного срока. Отдельно проверяют, уведомляет ли работодатель сотрудника о начале отпуска не позднее чем за две недели.
Почему нарушение: статья 123 ТК — график обязателен и утверждается не позднее чем за две недели до нового года.
Последствия: до 50 000 рублей на организацию по части 1 статьи 5.27 КоАП.
Как исправить: утвердить график не позднее чем за две недели до начала календарного года и своевременно уведомлять работников о начале отпуска.
Ошибка 3. Ошибки в приказах о приёме и увольнении
Ошибка: неверная формулировка основания, несовпадение даты приказа и даты договора, отсутствие подписи сотрудника об ознакомлении.
Почему нарушение: статьи 68 и 84.1 ТК устанавливают требования к приказам о приёме и увольнении.
Последствия: риск оспаривания увольнения; административная ответственность возможна только при установлении конкретного состава нарушения.
Как исправить: применять унифицированные формы или проверить, что локальные бланки содержат все обязательные реквизиты.
Ошибка 4. Нарушения при ведении трудовых книжек
Ошибка: записи внесены с ошибками, нет сведений об основании увольнения, книжка не выдана в день увольнения.
Почему нарушение: требования к бумажным трудовым книжкам установлены статьёй 66 ТК и приказом Минтруда России № 320н, а порядок оформления прекращения трудового договора — статьёй 84.1 ТК.
Последствия: необходимость исправить записи, а также риск трудового спора. Вид ответственности зависит от конкретного нарушения, его повторности и субъекта ответственности.
Как исправить: вносить исправительную запись по правилам (не зачёркивать, а признавать недействительной), выдавать СТД-Р для электронных книжек.
Ошибка 5. Трудовая функция не согласована с кадровыми документами
Ошибка: фактические обязанности не соответствуют трудовому договору и кадровым документам. Должностная инструкция не обязательна для каждого работодателя как отдельный документ, поэтому само её отсутствие не означает автоматического нарушения.
Почему нарушение: трудовая функция относится к обязательным условиям договора по статье 57 ТК; менять согласованные сторонами условия следует по правилам статьи 72 ТК.
Последствия: риск трудового спора и признания поручений выходящими за пределы согласованной трудовой функции. Самостоятельный штраф только за отсутствие должностной инструкции указывать некорректно.
Как исправить: сверить фактические обязанности с трудовым договором и локальными документами; при согласованном изменении трудовой функции оформить дополнительное соглашение и ознакомить сотрудника с применимыми документами.
Ошибка 6. Ошибки в табеле учёта рабочего времени
Ошибка: табель не ведётся или ведётся формально и не отражает реальные часы — переработки, больничные, командировки.
Почему нарушение: статья 91 ТК обязывает работодателя вести учёт рабочего времени.
Последствия: перерасчёт оплаты и риск трудового спора. Административная ответственность зависит от того, какое именно требование нарушено.
Как исправить: внедрить систему учёта, хотя бы Excel-табель, и назначить ответственного за ведение.
Ошибка 7. ПВТР не утверждены или не доведены до сотрудников
Ошибка: правила внутреннего трудового распорядка существуют формально, но сотрудники не ознакомлены с ними под подпись при приёме.
Почему нарушение: статья 68 ТК требует ознакомить с ПВТР до подписания трудового договора.
Последствия: риск признания дисциплинарного взыскания необоснованным; административная ответственность возможна при наличии конкретного состава нарушения.
Как исправить: ознакомить всех действующих сотрудников под подпись, включить ознакомление в онбординг новых.
Ошибка 8. Дистанционная работа не оформлена в договоре
Ошибка: сотрудник работает удалённо, а в договоре указано обычное место работы.
Почему нарушение: особенности дистанционной работы необходимо закрепить в трудовом договоре или дополнительном соглашении с учётом требований главы 49.1 ТК. Нужный набор условий зависит от фактической организации работы.
Последствия: риск спора об условиях работы, взаимодействии и возмещении расходов. Размер административной ответственности нельзя определять без точной квалификации нарушения; дистанционный формат сам по себе не означает, что несчастный случай не будет признан производственным.
Как исправить: закрепить дистанционный формат в трудовых договорах или дополнительных соглашениях с учётом фактической организации работы.
Ошибка 9. Нарушения при увольнении
Ошибка: неверная формулировка основания, нарушен срок предупреждения, не выплачены все причитающиеся суммы в день увольнения.
Почему нарушение: статьи 80, 84.1 и 140 ТК.
Последствия: восстановление сотрудника по суду с оплатой среднего заработка за весь период и компенсацией морального вреда.
Как исправить: при каждом увольнении проверять основание, срок предупреждения и полноту расчёта.
Ошибка 10. Несоблюдение требований воинского учёта
Ошибка: не назначен ответственный, не ведутся карточки военнообязанных, нет взаимодействия с военкоматом.
Почему нарушение: ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» и Положение о воинском учёте.
Последствия: ответственность установлена за отдельные нарушения обязанностей по воинскому учёту и различается в зависимости от конкретного действия, статьи КоАП и субъекта ответственности. Использовать одну максимальную сумму как общий итог для любого нарушения некорректно.
Как исправить: назначить ответственного приказом, завести карточки с воинским разделом, сдать актуальные сведения в военкомат. Если самостоятельно разбираться не хочется, можно узнать заранее сколько стоит аутсорсинг КДП и обратиться за услугой.
Инструмент самопроверки: 5 вопросов прямо сейчас
На эти вопросы можно ответить за десять минут, они закрывают самые дорогие риски.
- Есть ли у каждого сотрудника подписанный трудовой договор со всеми обязательными условиями по статье 57 ТК?
- Составлен и утверждён ли график отпусков на текущий год, уведомляются ли сотрудники о начале отпуска в установленный срок?
- Есть ли приказ о назначении ответственного за воинский учёт и ведутся ли карточки?
- Закреплён ли дистанционный формат работы в трудовых договорах или дополнительных соглашениях?
- Ознакомлены ли все сотрудники с ПВТР под подпись при приёме?
Если хотя бы на один вопрос ответ «нет» или «не знаю» — обратите внимание на ведение кадрового учёта в организации специалистами.
Что исправить в первую очередь
Если времени мало, приоритет расставляют по размеру риска.
- Трудовые договоры и документы о дистанционной работе. Здесь важно проверить обязательные условия и соответствие документов фактическому формату работы.
- Воинский учёт. Проверяют исполнение каждой обязанности отдельно: состав нарушения и ответственность зависят от конкретного действия и субъекта.
- График отпусков и ПВТР. Частые находки при проверках ГИТ.
- Приказы об увольнении. Прямой риск судебных споров и восстановления сотрудника.
Как кадровый аутсорсинг помогает снижать риски ошибок
Большинство перечисленных нарушений возникает из-за нехватки времени и несистемного обновления документов. Внешний подрядчик помогает вести кадровое делопроизводство, отслеживать изменения и заранее находить ошибки, но ответственность работодателя перед государственными органами сохраняется.
При кадровом аутсорсинге подрядчик может вести учёт, отслеживать изменения законодательства и проверять документы до контрольных мероприятий. Объём его обязанностей и договорная ответственность определяются договором. Такой формат снижает операционную нагрузку и помогает управлять рисками, но не освобождает работодателя от публично-правовой ответственности за соблюдение трудового законодательства.
Нашли у себя ошибки? Специалисты кадрового агентства «Некст» проведут кадровый аудит, покажут, что и как исправить, и при необходимости возьмут ведение документов на себя.
