Стоимость аутсорсинга кадрового делопроизводства определяют не по единому прайсу «за всё», а по конкретным параметрам компании, поэтому цифры в интернете так разнятся. Чтобы понять, сколько стоит аутсорсинг КДП именно для вашей компании, достаточно разобраться в логике ценообразования. Ниже — что входит в кадровое делопроизводство, из чего складывается цена, ориентировочные тарифы по размеру бизнеса и прозрачное сравнение со штатным кадровиком.
Из чего складывается цена аутсорсинга КДП
Цена аутсорсинга кадрового делопроизводства формируется из нескольких измеримых факторов. Если понимать их заранее, проще прикинуть бюджет и не переплатить за то, что компании не нужно.
- Количество сотрудников в штате — обычно основной фактор цены: чем больше людей, тем больше кадровых операций (приёмы, отпуска, больничные, увольнения). Насколько сильно численность влияет на итог, зависит от тарифной модели подрядчика.
- Объём и сложность задач — только кадровый учёт или ещё расчёт зарплат, воинский учёт, работа с локальными актами. Каждый дополнительный блок увеличивает стоимость.
- Наличие иностранных и удалённых сотрудников — миграционный учёт и дистанционные договоры требуют отдельной экспертизы.
- Регион — в Москве ставки специалистов выше, чем в среднем по регионам, и это отражается на цене, хотя разница зависит от формата работы подрядчика.
- Состояние документооборота при передаче — запущенный учёт, который нужно сначала восстановить, обходится дороже, чем передача налаженного процесса.
Сколько стоит аутсорсинг КДП: тарифы по размеру компании
В «Некст» стоимость рассчитывают индивидуально после уточнения численности, состава кадровых процессов и дополнительных задач. Условия фиксируют в коммерческом предложении и договоре. Ниже — логика расчёта для компаний разного размера; отдельно отмечены распространённые на рынке модели оплаты.
Малый бизнес (до 15 сотрудников)
Для компаний до 15 сотрудников «Некст» рассчитывает стоимость после уточнения численности, состава кадровых событий и необходимых дополнительных блоков. В коммерческом предложении отдельно фиксируют, какие кадровые операции входят в базовый объём. Воинский учёт, разработка локальных нормативных актов и другие дополнительные направления включаются только тогда, когда это прямо указано в предложении и договоре.
На рынке для небольших компаний часто встречается оплата за сотрудника: сумма меняется вместе со штатом. Сравнивая такой вариант с предложением «Некст», важно смотреть не только на единицу расчёта, но и на состав базового пакета, лимиты кадровых событий и стоимость дополнительных задач.
Средний бизнес (16–50 сотрудников)
Для штата от 16 до 50 сотрудников «Некст» готовит индивидуальное коммерческое предложение. Для согласованного базового объёма договор может устанавливать ежемесячную плату, а нетиповые задачи — например, массовый приём, реорганизация или переход на электронный документооборот — рассчитываются отдельно. Точные состав услуги и стоимость фиксируют до начала работы.
Разовые и проектные задачи
Не всем нужно постоянное сопровождение. Разовые работы — кадровый аудит, постановка учёта с нуля, восстановление запущенного делопроизводства — «Некст» рассчитывает после оценки объёма и состояния документов. Такой формат помогает привести документы в порядок перед проверкой или после ухода штатного кадровика; точную стоимость фиксируют в коммерческом предложении.
Отдельно стоит выделить кадровый аудит: его заказывают не только при проблемах, но и на старте сотрудничества, чтобы понять реальное состояние документов и объём восстановления. Стоимость зависит от численности и глубины проверки. Практическая польза аудита — понятная диагностика вместо абстрактной «экономии на штрафах»: какие документы отсутствуют или оформлены с ошибками и сколько времени займёт приведение их в порядок.
Что входит в аутсорсинг КДП
Полезно сразу разделять базовое ведение и то, что оплачивается дополнительно, так проще сравнивать предложения по одному объёму.
В базовое ведение обычно входит:
- Оформление приёмов, переводов и увольнений, срочные и дистанционные договоры;
- Отпуска, командировки, больничные, ведение личных карточек по форме Т-2 и личных дел;
- Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности (СТД-Р, электронные трудовые книжки);
- Табель учёта рабочего времени, график отпусков, штатное расписание;
- Локальные нормативные акты — ПВТР, положения об оплате труда и о персональных данных;
- Подготовка кадровой отчётности.
Отдельными блоками, которые могут не входить в базовый тариф и оплачиваются по объёму, идут воинский учёт, миграционный учёт иностранцев, расчёт зарплаты, взаимодействие с ГИТ, СФР и ФНС при проверках, а также восстановление учёта и постановка КДП с нуля при открытии филиала. Подрядчик обычно работает в системе клиента — 1С, СБИС, Контур, Эльба, или переносит учёт на согласованную кадровую систему. Что именно входит в ваш пакет, а что считается отдельно, стоит уточнить до подписания договора.
Штатный кадровик или аутсорсинг: что выгоднее
Сравнивать эти варианты честнее по полной стоимости, а не по одному окладу, и учитывать не только деньги, но и то, что даёт каждый формат.
Штатный кадровик знает компанию изнутри, всегда на месте, участвует в живых процессах и оперативно решает вопросы «здесь и сейчас». При сравнении затрат одного оклада недостаточно: его размер зависит от региона, опыта и набора обязанностей, поэтому расчёт лучше строить по актуальным вакансиям и внутренним данным компании на дату выбора. К окладу добавляются обязательные начисления, рабочее место, программное обеспечение и обучение, а отпуск и больничные учитываются в годовом фонде труда. Отдельно стоит оценить устойчивость процесса: если кадровая функция держится на одном человеке без резервирования, его отпуск или уход временно тормозят работу.
При аутсорсинге компания может заранее согласовать ежемесячную плату за базовый объём работы. Если меняются численность, количество кадровых событий или состав дополнительных задач, стоимость также может измениться. За качество услуг отвечает команда подрядчика в пределах условий договора, а насколько такой формат выгоднее штатного специалиста, считают по конкретным вводным компании.
Однозначного победителя нет. Штатный специалист оправдан при большом штате с постоянным потоком кадровых событий, где человек загружен полностью и его присутствие в офисе ценно. Аутсорсинг чаще выгоднее малому и среднему бизнесу с умеренным и неравномерным объёмом кадровой работы. Правильный выбор — тот, что сходится по вашему объёму задач и требованиям к скорости.
На что смотреть при выборе подрядчика
Стоимость — не единственный критерий: слишком дешёвый аутсорсинг может обойтись дороже штрафов, если подрядчик работает без ответственности. На что обратить внимание:
- Опыт и портфолио — сколько лет на рынке, с какими отраслями и масштабами работали.
- SLA и зоны ответственности — что именно гарантировано договором и в какие сроки.
- Ответственность за ошибки — несёт ли подрядчик материальную ответственность за нарушения, допущенные по его вине.
- Работа в системе клиента — удобно, когда учёт остаётся в вашей привычной программе, например 1С.
- Формат коммуникации — закреплённый персональный специалист удобнее обезличенного колл-центра.
- Контроль качества — проверка документов до сдачи, а не после визита ГИТ.
- Конфиденциальность — защищённые каналы передачи и соглашение о неразглашении: кадровые данные относятся к персональным.
Часть этих пунктов — не универсальные требования ко всем, а возможные преимущества конкретного подрядчика, поэтому их стоит проверять на практике, а не принимать на слово. Также важно ознакомиться с тем, что изменилось в КДП в 2026 году.
Частые вопросы
Можно ли передать только часть кадровых задач?
Да. Аутсорсинг гибкий: можно отдать только воинский учёт, только расчёт отпусков или только сопровождение проверок, оставив остальное внутри компании. Тариф считается от фактического объёма.
Кто несёт ответственность за ошибки в документах?
Здесь важно различать два уровня. По договору подрядчик отвечает перед клиентом за качество своих услуг, вплоть до исправления ошибок и компенсации по условиям соглашения. Но обязанности работодателя перед государством — перед ГИТ, СФР, налоговой, остаются за компанией: аутсорсинг их не передаёт. Поэтому в договоре важно зафиксировать зоны ответственности и порядок компенсации.
Как быстро можно перейти на аутсорсинг?
Обычно запуск занимает от трёх рабочих дней: консультация, аудит текущих документов, настройка процессов и передача ведения. Точный срок зависит от подрядчика и состояния учёта: при запущенном делопроизводстве старту предшествует восстановление, и срок увеличивается.
Работает ли аутсорсинг КДП при удалённых сотрудниках?
Да. Дистанционные договоры и работа с сотрудниками из разных регионов требуют отдельной экспертизы, и для компаний, где такие кейсы возникают эпизодически, держать её в штате обычно невыгодно — проще подключить по мере необходимости.
Входит ли расчёт зарплат в стоимость КДП?
Чаще это отдельный блок: базовый тариф закрывает кадровый учёт, а расчёт зарплат подключается дополнительно и влияет на итоговую цену. Уточнять состав пакета стоит до подписания договора, чтобы сравнивать предложения подрядчиков по одному объёму.
Что в итоге
Аутсорсинг кадрового делопроизводства может оказаться выгоднее штатного специалиста за счёт четкой инструкции по кадровому делопроизводству, предсказуемой платы за согласованный объём, договорных зон ответственности и независимости процесса от одного человека. Но сравнивать стоит не только тариф, а и реальный объём задач: при большом постоянном потоке кадровых событий штатный кадровик может оказаться удобнее. Чтобы понять точную стоимость под ваш штат и набор задач, запросите расчёт по конкретным параметрам.
