Компания открылась, взяли первых сотрудников, а кадровые документы отложили «на потом», и теперь непонятно, с чего начать. Кадровое делопроизводство с нуля пугает объёмом, но на старте достаточно закрыть базовый минимум: он снимает 90% рисков при проверке.
Ниже — что входит в кадровое делопроизводство и конкретный план: что сделать до выхода первого сотрудника, что оформить при приёме и какие ошибки чаще всего допускают на старте. Без лишней теории, только шаги, сроки и нормы ТК.
Что нужно сделать до выхода первого сотрудника
Логика простая: нанимать людей раньше, чем готовы документы, значит нарушать закон с первого дня. Часть базы создаётся заранее, до выхода первого сотрудника.
- Закрепить приказом, кто ведёт кадровые документы. В маленькой компании эту функцию обычно совмещает бухгалтер, офис-менеджер или руководитель. Ответственность за конкретное нарушение определяют с учётом обязанностей и действий соответствующих лиц.
- Подготовить правила внутреннего трудового распорядка, если работодатель не относится к категориям, которые вправе отказаться от локальных актов по статье 309.2 ТК РФ. Работника знакомят с применимыми локальными актами до подписания трудового договора.
- Определить, в каком документе будут закреплены структура, должности и условия оплаты. Можно использовать штатное расписание, в том числе собственную форму; обязательные условия оплаты в любом случае указывают в трудовом договоре.
- Собрать шаблон трудового договора и сверить его со ст. 57 ТК. Там перечислено, что обязано быть внутри: место работы, функция, режим, оплата. Пропущенное условие позже придётся добавлять допсоглашением.
Аутсорсинг кадрового делопроизводства — разумный вариант, если не хочется разбираться самостоятельно.
Базовые документы для старта: что требуется и при каких условиях
| Документ | Основание (ТК РФ) | Срок оформления | Обязателен |
|---|---|---|---|
| Документ о структуре, должностях и оплате труда | ст. 15, 57 | До оформления условий оплаты | Да |
| ПВТР (кроме случаев, предусмотренных ст. 309.2 ТК РФ) | ст. 189 | До оформления условий оплаты | Да |
| Трудовой договор с каждым сотрудником | ст. 57, 67 | До начала работы; после фактического допуска — не позднее 3 рабочих дней | Да |
| Приказ о приёме на работу | ст. 68 | В день выхода | Да |
| Карточка гражданина по форме № 10 (при наличии военнообязанных) | Постановление Правительства № 719 | При приёме военнообязанного | Да |
| Трудовая книжка или уведомление об ЭТК | ст. 66, 66.1 | В день приёма | Да |
| График отпусков (форма Т-7) | ст. 123 | До 17 декабря текущего года | Да |
| Приказ о назначении ответственного за КДП | ст. 7 | До оформления условий оплаты | Да |
| Приказ об ответственном за воинский учёт | ФЗ-53 | До оформления условий оплаты | Да |
| Положение об оплате труда (или условия в ТД) | ст. 135 | До оформления условий оплаты | Рекомендуется |
Пошаговая инструкция по запуску КДП
Ведение кадрового делопроизводства удобно разложить по времени: что делать в первую неделю, что при каждом приёме сотрудника и что раз в год. Такой календарь снимает главный страх новичка — «я что-то забуду»: действия привязаны к событию (открытие компании, приём, конец года), и пропустить их сложнее. Инструкция по кадровому делопроизводству важна для изучения, держите ее при себе первое время работы.
Первая неделя: база
- День 1 — приказ о назначении ответственного за кадровый учёт.
- День 1 — отдельный приказ о назначении ответственного за воинский учёт.
- День 2–3 — определить, нужны ли ПВТР с учётом статьи 309.2 ТК РФ, и при необходимости утвердить их.
- День 3–4 — закрепить структуру, должности и условия оплаты в принятой у работодателя системе документов.
- День 5 — проверить шаблон трудового договора по ст. 57 ТК.
При оформлении каждого сотрудника
- До начала работы — подписать трудовой договор. Если сотрудник фактически допущен без письменного договора, оформить его не позднее трёх рабочих дней со дня допуска (ст. 67 ТК).
- В день выхода — издать приказ о приёме (форма Т-1).
- При приёме военнообязанного — оформить карточку гражданина по форме № 10; форму Т-2 вести только по внутреннему решению работодателя.
- В день приёма — оформить трудовую книжку или зафиксировать переход на ЭТК.
- Ознакомить под подпись с ПВТР, должностной инструкцией, положением об оплате.
До 17 декабря каждого года
- Утвердить график отпусков на следующий год (форма Т-7).
- Ознакомить всех сотрудников с графиком под подпись.
Ошибки при старте КДП: топ-5
Ошибка 1. Трудовой договор подписан после выхода сотрудника
Трудовой договор подписывают до начала работы. Если сотрудник уже фактически допущен с ведома или по поручению работодателя, письменный договор оформляют не позднее трёх рабочих дней со дня допуска. Решение: держать шаблон готовым и подписывать его до выхода сотрудника.
Ошибка 2. Нет ПВТР или сотрудники не ознакомлены
ПВТР обычно являются обязательным локальным актом, однако работодатели, указанные в статье 309.2 ТК РФ, вправе отказаться от части локальных актов при включении необходимых условий в трудовые договоры. Остальным работодателям нужно утвердить ПВТР и знакомить с ними работников под подпись.
Ошибка 3. Не назначен ответственный за воинский учёт
Если в организации работают военнообязанные, нужно организовать воинский учёт и закрепить ответственного. Само отсутствие внутреннего приказа не означает автоматический штраф в максимальном размере: ответственность определяют по конкретному составу КоАП.
Ошибка 4. Используют устаревшие формы документов
Компании часто скачивают образцы из интернета, где встречаются устаревшие версии. Важно знать что изменилось в кадровом делопроизводстве в 2026 году. Решение: брать формы из актуальных правовых баз (КонсультантПлюс, Гарант) или разрабатывать локальные бланки со всеми обязательными реквизитами.
Ошибка 5. Нет системы хранения документов
Трудовые договоры разбросаны по папкам, часть не подписана, часть утеряна. При проверке ГИТ каждое нарушение квалифицируют по соответствующей норме; автоматического штрафа за каждый отсутствующий лист нет. Решение: с первого дня системно хранить договоры, приказы, листы ознакомления и применимые учётные формы, а также вести реестр подписанных документов.
Ошибка 6. Оформляют сотрудника по договору ГПХ вместо трудового
Чтобы сэкономить на взносах и отпускных, новичка нередко оформляют по гражданско-правовому договору, хотя фактически он работает как штатный. Когда у отношений есть признаки трудовых — постоянные задачи, режим, рабочее место, переквалификация грозит доначислением взносов, НДФЛ и штрафом. Решение: трудовые отношения оформлять трудовым договором, а ГПХ применять только для разовых проектных задач.
Частые вопросы
Нужен ли кадровый учёт ИП без сотрудников?
Пока предприниматель трудится сам на себя, трудовых отношений нет, и кадровые документы не нужны. Но в день, когда ИП берёт первого работника, он попадает под те же требования, что и любое ООО.
Обязательна ли программа вроде 1С или хватит Excel?
Закон не требует конкретного софта. На старте хватает таблицы и аккуратно разложенных по папкам документов. 1С и кадровые сервисы окупаются позже, когда штат вырастает и ручной учёт начинает съедать время.
Можно ли обойтись без ПВТР, если все условия прописаны в трудовом договоре?
Как правило, ПВТР нужны. Исключение предусмотрено статьёй 309.2 ТК РФ: работодатели, на которых она распространяется, могут отказаться от некоторых локальных актов, если включат необходимые условия в трудовые договоры.
Кто отвечает за кадровые документы, если нет отдельного кадровика?
Работодатель закрепляет обязанности за конкретным сотрудником или руководителем. Вопрос административной ответственности решают по обязанностям, действиям и вине лица, а не только по наличию или отсутствию приказа.
Коротко о главном
Запуск кадрового делопроизводства с нуля — это не гора обязательных кадровых документов, а понятный минимум, оформленный вовремя:
- До первого приёма — определить применимый комплект: ответственных, необходимые локальные акты с учётом исключений, структуру и условия оплаты, а также шаблон трудового договора.
- При каждом приёме — подписать договор до начала работы, оформить необходимые кадровые документы и ознакомления; для военнообязанного завести карточку по форме № 10.
- Раз в год — график отпусков до 17 декабря.
Главное — оформлять документы вовремя и хранить системно. Остались вопросы? Напишите нам — подскажем, что закрыть в первую очередь под ваш штат.
