Передача дел при смене кадровика: что проверить

Смена кадровика — момент, когда кадровое делопроизводство впервые за долгое время смотрят со стороны. Участок обычно ведёт один человек, регулярной внешней сверки у него нет, и часть пробелов — недооформленные приказы, недостающие подписи, расхождения между документами — обнаруживается только на передаче. Это нормальная ситуация: вопрос не в том, кто виноват, а в том, чтобы состояние дел было зафиксировано на дату.

Передача дел кадровика нужна, чтобы зафиксировать, что именно принимает новый специалист, и найти ранее возникшие несоответствия до того, как он начнёт вести участок. Решается это спокойно — если действовать по процедуре, а не под честное слово. Ниже — что проверяет кадровый аудит, как оформить передачу документально, что написать в акте приёма-передачи и какие приказы придётся переиздать на нового кадровика.

Зачем нужен аудит при смене кадровика

Аудит при смене специалиста не установлен законом как отдельная обязательная процедура, но помогает зафиксировать состав переданного и выявленные риски. Ответственность за уже допущенное нарушение не переходит вместе с папками: её оценивают по обязанностям, действиям и вине конкретных лиц. После передачи важно назначить ответственных и утвердить план устранения недостатков, чтобы проблемы не продолжали влиять на текущую работу.

Проверка дел при увольнении кадровика решает ту же задачу, что и при плановой замене — фиксирует состояние участка на дату, когда за него ещё отвечал прежний специалист. Разница только в том, что при увольнении времени на сверку меньше, а к моменту передачи прежний сотрудник может быть уже недоступен, поэтому процедуру запускают с даты заявления, а не в последний рабочий день.

Заказать кадровый аудит.

Пробелы в документах обнаруживаются не сразу

Проблемы в кадровых документах редко видны сразу — они проявляются при проверке трудовой инспекции (ГИТ), в суде по иску уволенного работника или в конфликте с действующим сотрудником. К этому моменту часть пробелов уже нельзя закрыть законно: инструктаж задним числом инспектор видит сразу, а подпись давно уволенного работника получить негде, и штраф ляжет на работодателя. Классический пример — иск бывшего сотрудника: к заседанию дооформить документы нельзя, а отсутствие подписи или основания суд трактует не в пользу компании. Поэтому пробелы ищут заранее, пока их можно закрыть законно — переоформить документ текущей датой, получить недостающее согласие, зафиксировать утрату актом. Устного «это было до меня» инспектору может быть мало — дату выявления и план устранения лучше фиксировать документально.

Аудит фиксирует состояние дел на дату передачи

Проверка при приёме-передаче показывает состояние участка и помогает составить перечень дальнейших действий. Акт с описью подтверждает, какие дела, доступы и выявленные проблемы были переданы на указанную дату. Он полезен для внутреннего разбора, но сам по себе не переносит и не разграничивает административную ответственность: её оценивают по обязанностям и действиям конкретных лиц. Подпись принимающего сотрудника подтверждает состав приёмки, а не отсутствие нарушений в документах. Именно поэтому зафиксированная дата важна: она отделяет то, что принято «как есть», от того, что новый кадровик оформляет уже сам.

Что проверить при приёме дел

При передаче физически меняют носители и полномочия, поэтому в первую очередь сверяют участки, где важны сами документы и доступ к ним. Пройдитесь по критичным блокам и убедитесь, что документы существуют, подписаны и соответствуют друг другу:

• Трудовые книжки и книга учёта движения — бумажные трудовые книжки, вкладыши и книга учёта движения трудовых книжек: наличие, записи, соответствие приказам. Проверяют и электронный контур — поданы ли отчёты ЕФС-1 в СФР и совпадают ли сведения с приказами.
• Приказы по личному составу — о приёме, переводах, увольнениях, отпусках и других кадровых событиях: с основаниями и подписями работников, без разрывов в нумерации.
• Воинский учёт — в применимом объёме с учётом категорий работников: карточки, журналы, сверки с военкоматом, поданные сведения.
• Документы по персональным данным — основания обработки, согласия там, где они действительно требуются, порядок доступа, хранения и передачи, перечень допущенных к обработке лиц.
• Обязательные локальные нормативные акты — правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение об обработке персональных данных, документы по охране труда — с листами ознакомления работников.

Остальные участки — трудовые договоры и допсоглашения, личные карточки, штатное расписание, учёт рабочего времени и график отпусков — тоже входят в приёмку, но их удобнее сверять по единому списку: что проверяет трудовая инспекция разобран в отдельном материале. На этапе приёма важнее полнота охвата, чем глубина: лучше бегло пройти все участки, чем детально разобрать один и пропустить остальные.

Вместе с документами передаются полномочия

Документы можно принять по описи, но без переиздания приказов новый специалист формально не отвечает за участок. На нового кадровика переиздают приказы о назначении ответственных, иначе полномочия остаются за человеком, который уже не работает в компании:

• за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек — приказ издают в свободной форме, с ним знакомят назначенного сотрудника под подпись.
• за воинский учёт — приказ согласуют с военным комиссариатом, а при численности работников от определённого порога назначают отдельного ответственного или подразделение.
• за организацию обработки персональных данных — ответственный назначается приказом, знакомится с положением об обработке ПДн и организует режим доступа.

Пока приказы не изданы, участок формально ведёт человек, который уже уволился, — и любое действие с трудовыми книжками или воинским учётом совершается без действующих полномочий.

Персональные данные — отдельный контур. В день увольнения у прежнего кадровика отзывается доступ к кадровым системам и архиву, он исключается из перечня допущенных к обработке ПДн лиц. Принимающий сотрудник в перечень включается, знакомится с положением об обработке ПДн и подписывает обязательство о неразглашении. Если участок принимает внешний подрядчик — это обработка по поручению, она оформляется договором с условиями по 152-ФЗ.

Порядок передачи дел: документы и процедура

Порядок передачи дел кадрового работника закон не устанавливает — его определяет работодатель. Процедуру можно закрепить приказом, а при регулярной смене ответственных — внутренним положением. Руководитель вправе утвердить порядок приёмки, её результаты и план устранения нарушений, но приказ не превращает акт в документ, автоматически определяющий юридическую ответственность. Рабочая схема состоит из четырёх шагов.

1. Приказ о передаче дел. Руководитель назначает ответственных и сроки. При большом объёме или спорной ситуации создают комиссию, но закон этого не требует — минимальный состав — принимающий специалист, руководитель или заместитель и, если участки разведены, ответственные за воинский учёт и обработку ПДн.
2. Инвентаризация с описью. Составляют опись документов, журналов и дел — по каждому блоку указывают наименование, период и количество единиц. Отдельным блоком в опись вносят доступы и электронную среду: кадровую систему, ЭДО, почту, личные кабинеты в СФР и на госсервисах, электронные подписи, хранилища и резервные копии. Опись — основа будущего акта, поэтому в неё сразу закладывают графу под статус каждой позиции.
3. Сверка с описью. По каждой позиции проставляют статус: передан, отсутствует, копия, оригинал у другого подразделения, требует проверки, выявлено несоответствие или ведётся в электронной системе. Спорные позиции не «подвешивают» на словах — их описывают отдельной строкой с замечанием, а недостающие документы фиксируют актом об утрате, чтобы позднее было видно, что пробел выявлен на передаче, а не создан новым кадровиком.
4. Акт приёма-передачи дел. Фиксируют перечень документов, их состояние, замечания и дату, на которую описано состояние участка. Акт подписывают обе стороны — сдающий и принимающий — и члены комиссии, если она создавалась, а утверждает его руководитель. Он подтверждает факт и состав приёмки, но не устанавливает автоматически границы ответственности.

Важное ограничение: передача дел не задерживает увольнение. В последний рабочий день работодатель обязан выдать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности и произвести расчёт независимо от того, подписан акт. Поэтому передачу запускают заранее, с даты заявления.

Если кадровик уже уволился и передавать дела некому, комиссия проводит инвентаризацию сама и фиксирует состояние «как есть» — подпись ушедшего не требуется. Такой акт подтверждает состояние документов на дату инвентаризации и помогает определить план дальнейших действий, но не устанавливает автоматически, кто несёт юридическую ответственность за выявленные нарушения.

Что написать в акте приёма-передачи дел

Акт приёма-передачи дел кадровика составляют в свободной форме — обязательного бланка нет, за основу берут типовой образец и дополняют его графой о состоянии каждого блока документов. Структура акта складывается из нескольких блоков:

• Шапка и реквизиты — наименование организации, название и номер акта, дата и место составления, ссылка на приказ о передаче дел.
• Состав комиссии и стороны — кто сдаёт дела, кто принимает, кто входит в комиссию, с указанием должностей.
• Перечень передаваемых дел — таблица с наименованием документа или дела, количеством единиц, отметкой «оригинал/копия» и статусом каждой позиции.
• Выявленные отсутствующие документы и замечания — отдельный блок, где перечисляют пробелы, расхождения и позиции, требующие проверки.
• Подписи — сдающего, принимающего, членов комиссии и отметка об утверждении руководителем.

Табличная часть — ядро акта. Ниже — образец на восемь строк, который можно взять за основу и дополнить под свой участок.

Количество единиц и примечания в образце условны — при заполнении подставляют фактические данные по описи. Строки, где документов нет, не удаляют, а оставляют с отметкой в статусе: так видно, что участок проверен полностью.

Какие нарушения чаще всего выявляются

При приёме дел повторяется примерно один и тот же набор проблем — отсутствующие или неподписанные трудовые договоры, не оформленные приказы и записи в трудовых книжках, расхождение условий договоров со штатным расписанием, отсутствие обязательных ЛНА и документов по ПДн, несистемный воинский учёт. Важно другое: выявленные нарушения не становятся автоматически ответственностью нового кадровика — после передачи определяют, кто обязан устранить каждый недостаток, устанавливают сроки и контролируют исполнение. Также нужно заранее ознакомиться с информацией по штрафам за нарушение трудового законодательства.

Аудит силами агентства: сроки и стоимость

Внешнего аудитора привлекают, когда участок большой и своими силами не охватить в срок или когда нужна независимая фиксация состояния дел — у внешнего специалиста нет конфликта интересов, он не принимает участок и формулирует замечания без оглядки на отношения в компании. Агентство «Некст» в Москве проводит аудит при смене кадровика за 3–5 дней для небольшого участка, а точный срок и стоимость зависят от численности, числа юрлиц и объёма документов..

Коротко: передача дел кадровика не является отдельной обязательной процедурой, но помогает зафиксировать состав дел и составить план устранения рисков. Приказ, опись и акт организуют передачу внутри компании, а вопрос ответственности решают отдельно — по обязанностям, действиям и вине конкретных лиц.

Меняете кадровика? Напишите нам — поможем корректно принять дела и зафиксировать состояние документов.