Трудовая инспекция проверяет кадровые документы в пределах предмета конкретного мероприятия, а размеры штрафов по статье 5.27 КоАП зависят от состава и повторности нарушения. При этом многие небольшие компании ведут кадры «на ходу»: меняют условия задним числом, забывают обновить локальные акты, путаются в сроках отпусков и хранения. Ведение кадрового делопроизводства — это постоянный процесс. Ниже разберём, что входит в кадровое делопроизводство, кто может им заниматься, как организовать с нуля, сколько стоит и когда выгоднее передать на аутсорсинг.
Что входит в ведение кадрового делопроизводства
Ведение кадрового учёта в организации — это регулярное оформление и поддержание в порядке документов, связанных с работниками. В типовой ситуации основу составляют трудовые договоры и допсоглашения, учёт рабочего времени, график отпусков, сведения о трудовой деятельности или трудовые книжки и применимые локальные акты; по ситуации добавляются воинский учёт, охрана труда, премирование и документы по иностранным работникам, а для удобства — журналы регистрации, приказы и личная карточка сотрудника. Отдельная и чаще всего недооценённая часть — регулярные действия и контроль сроков: каждое кадровое событие (приём, перевод, увольнение, отпуск, больничный) оставляет документ, который нужно вовремя оформить, зарегистрировать, хранить и подготовить к архивированию.
Еще больше информации об аутсорсинге кадрового делопроизводства.
Кто ведёт КДП в организации: варианты
Кадрами занимается один из четырёх, и у каждого варианта своя цена и свои риски.
| Вариант | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|
| Директор занимается сам | Полный контроль, никаких доплат | Съедает время собственника, ошибки без профильного опыта |
| Отдельный кадровик в штате | Под рукой, погружён в дела компании | Оклад и взносы, на время отпуска и болезни замены нет |
| Функцию совмещает бухгалтер | Специалист уже в штате | Дополнительная нагрузка; при отсутствии кадровой специализации выше риск ошибок |
| Аутсорсинг | Профильная экспертиза, резервирование специалиста, прогнозируемые расходы | В офисе нет постоянного специалиста, нужен выстроенный обмен документами |
Выбор зависит от размера компании и потока кадровых событий. При совмещении бухгалтерии и кадрового участка важно учитывать загрузку и наличие профильной кадровой экспертизы, иначе растёт риск ошибок. В малом бизнесе слабое место штатного варианта — зависимость от одного человека: заболел или уволился кадровик, и процессы встают, часть документов недооформлена. С ростом компании документооборот усложняется, и вопрос «кто ведёт КДП» перестаёт быть второстепенным.
Как организовать ведение КДП с нуля
Если кадровый учёт нужно выстроить с нуля, работает такая последовательность.
- Определить, кто ведёт кадровый учёт, и закрепить функции во внутренних документах компании — в трудовом договоре, должностной инструкции или приказе. Даже при передаче функций конкретному сотруднику за организацию процесса отвечает работодатель.
- Проверить оформление трудовых отношений: письменные трудовые договоры, необходимые сведения и документы, ознакомление сотрудников с применимыми локальными актами. Без этого нельзя корректно оформить ни одного сотрудника.
- Определить внутреннюю систему учёта и дополнительные регистры: многие дополнительно ведут личную карточку сотрудника (форму Т-2 или аналог) для удобства, хотя обязательной она не является.
- Настроить процессы оформления приёма, перевода и увольнения так, чтобы документы оформлялись в сроки, предусмотренные для конкретного кадрового события.
- Выстроить хранение. У кадровых документов разные сроки хранения — от нескольких лет до 50, а для документов, оконченных делопроизводством до 2003 года — до 75 лет. Приказы по личному составу и личные дела хранятся десятилетиями, часть текущих документов — считанные годы. Смешивать их в одной папке «до лучших времён» нельзя.
Если внутри компании нет кадровой экспертизы, на старте стоит сравнить самостоятельное ведение со стоимостью аутсорсинга: исправление накопленных ошибок позднее может потребовать отдельного проекта по восстановлению КДП.
Стоимость ведения кадрового делопроизводства
Единого прайса у услуги нет: стоимость зависит от числа сотрудников и набора задач — только кадровый учёт или ещё воинский учёт, расчёт зарплаты, работа с иностранцами. Для малого бизнеса абонентское сопровождение обычно начинается от нескольких тысяч рублей в месяц и растёт вместе со штатом и объёмом задач. Подробный расчёт того, сколько стоит аутсорсинг КДП с диапазонами по размеру компании разобран в отдельном материале о стоимости аутсорсинга КДП, а тариф под свой штат считают индивидуально.
Аутсорсинг ведения КДП: когда это выгодно
Передача кадрового делопроизводства подрядчику оправдана не всегда, но есть ситуации, где она особенно выигрывает.
Небольшая компания с невысокой кадровой нагрузкой
Когда кадровых событий немного, держать штатного кадровика на полный оклад со взносами невыгодно. Смотреть стоит не только на число сотрудников, но и на объём событий, текучесть, сложные режимы труда, наличие иностранных работников или вредных условий. При невысокой нагрузке аутсорсинг обходится дешевле при сопоставимом качестве.
После проверки ГИТ или Соцфонда с нарушениями
Это частый повод обратиться за восстановлением и дальнейшим сопровождением КДП: сначала разобрать завалы, затем не допускать их повторения. Важно учитывать, что не все нарушения можно исправить задним числом.
При росте компании
Когда HR перегружен подбором, а документооборот растёт вместе со штатом, административная рутина начинает тормозить. Аутсорсинг снимает её, освобождая внутреннюю команду для работы с людьми. Компания платит за понятный объём работы и её качество по договору, а не за присутствие сотрудника в офисе. Плюс у подрядчика обычно проще обеспечить резервирование специалиста на период отпуска, болезни или замены.
В зависимости от договора подрядчик может оформлять кадровые события, поддерживать локальные акты, контролировать сроки, готовить сведения и документы для взаимодействия с государственными органами, вести кадровый архив и консультировать работодателя. Важно понимать границу ответственности: подрядчик отвечает за качество работы по договору, но обязанности работодателя перед государством — перед ГИТ и Социальным фондом, не переходят к нему автоматически. Что именно входит в ведение кадрового делопроизводства на аутсорсинге в «Некст», зависит от штата и текущего состояния документов.
КДП без штрафов: что важно знать руководителю
Несколько выводов, которые экономят деньги:
- Ведение КДП — постоянный процесс, а не задача «сделал и забыл»;
- Даже если трудовые отношения выстроены корректно, ошибки в обязательных документах и сроках сами по себе создают риски при проверке и в спорах;
- Ответственность за отсутствие или неправильное оформление документов по умолчанию ложится на директора, если ответственный не назначен;
- Выстроить учёт грамотно с самого начала дешевле, чем восстанавливать его потом.
Системное ведение КДП снижает риск кадровых нарушений и позволяет спокойнее проходить проверки и отвечать на запросы сотрудников. Если кадровый участок нужно выстроить с нуля или передать на сопровождение, посмотрите, что входит в кадровое делопроизводство на аутсорсинге: состав работ зависит от штата и текущего состояния документов.
Частые вопросы
Реально ли вести КДП в электронном виде?
Частично уже так и есть — электронные трудовые книжки. А с подключением КЭДО в цифру уходит и остальной документооборот. Как это работает, разобрано в отдельной статье о переходе на электронный кадровый документооборот.
Что такое КЭДО и нужно ли переходить?
КЭДО — кадровый электронный документооборот: подписание кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумаге в предусмотренных законом случаях. Работодатель вводит его добровольно и настраивает систему; письменное согласие работника требуется по общему правилу, кроме исключения, указанного в статье 22.2 ТК РФ. Целесообразность зависит от размера компании, доли удалённых сотрудников и объёма документооборота.
Коротко о главном
Ведение КДП — это не разовая настройка, а регулярная работа: обязательные документы в порядке, кадровые события оформлены в срок, локальные акты обновляются вслед за нормами, а сроки хранения соблюдаются. Разграничение документов по уровню обязательности и назначенный ответственный снимают большую часть рисков ещё до первой проверки. Дальше вопрос лишь в том, вести учёт своими силами или передать его подрядчику под объём задач компании.
